Koliko časa porabite za upravljanje e-pošte vsak dan? Ura? 30 minut? Nekaj ​​ur? Mogoče pol dneva?

Čeprav je e-pošta namenjena olajšanju komunikacije, sumim, da včasih postane kontraproduktivno orodje, ker porabimo toliko časa za upravljanje vaših e-poštnih sporočil! Pomislite na primer na te primere:

• Ali včasih še vedno kliknete v mapo »Prejeto«, čeprav ste jo pravkar preverili šele pred 5 minutami?
• Ali porabite veliko časa za upravljanje e-pošte vsak dan, kot je iskanje pretekle pošte, razvrščanje, organiziranje in brisanje stare pošte?
• Ali e-pošto pogosto postavljate na prvo mesto, namesto da bi stvari dejansko naredili?
• Ali obstajajo dnevi, ko v mapi »Prejeto« preživite več časa kot pa pravilno opravite?

Na koncu je e-pošta le orodje, s katerim lahko opravite svoje naloge. Spodaj je 11 nasvetov za izboljšanje upravljanja e-pošte:

1. Obdelajte pošto enkrat na dan

Čeprav svojo pošto večkrat na dan preverim samo zato, da sem v stiku (v primeru, da se dogaja nekaj čudnega, na primer, ko se moje spletno mesto spušča, ali če je nujna zahteva), jih ne obdelam takoj. To počnem le enkrat na dan, bodisi na začetku dneva bodisi zvečer.

Za obdelavo e-pošte si določite dnevni čas. Če ne končate v časovni reži, nadaljujte naslednji dan. Dajte prednost pomembnejšim in opustite ostale. (Glej št. 2).

Če ste na delovnem mestu, kjer prejmete veliko časovno občutljivih e-poštnih sporočil, lahko to še vedno uporabite v praksi. Bistvo je, da ne pustite, da vam e-pošta teče čez življenje. Ne pozabite, da je to orodje, ki vam pomaga, da opravljate svoje delo in ne samo delo.Oglaševanje

2. Dajte prednost 20% e-poštnim sporočilom; Odložite 80%

Niso vsa e-poštna sporočila enaka. Všeč mi je Pravilo 80/20 ker velja za vsako posamezno področje našega življenja. Vključno z e-pošto. Pravilo 80/20 je ideja, da je 20% vhodov odgovorno za 80% izhodov v kateri koli situaciji. Da bi bili učinkoviti, bi se morali osredotočiti na 20% vložkov, ki vodijo do 80% izhodov. Prav tako bi se morali osredotočiti na 20% e-poštna sporočila z visoko vrednostjo, ki vodijo do največje moči.

Moja 20-odstotna e-pošta je tista, ki mi prinese naslednji preboj v mojem delu. To so lahko zahteve za medije, vložki za razgovore, priložnosti za mreženje, poslovni potenciali, možnosti za govor in druge stvari, ki vodijo k mojim 20-odstotnim poslovnim ciljem. Moji 20-odstotni e-poštni naslovi vključujejo tudi ljudi, ki so vložili v moje delo, kot je moje 1-1 treniranje strank , govorni zagovor in bralci, ki so kupili moje tečaje in izdelke. Nenazadnje sem spadajo tudi korespondence z mojimi dobrimi prijatelji. Vse ostalo gre v 80-odstotno pošto.

Za 20% e-poštnih sporočil jim dajem pomembno prednost. Običajno jim takoj odgovorim (še posebej, če izpolnjujejo pravilo 1 minute v št. 9); v nasprotnem primeru jih pridem čez 1-3 dni. Za 80% pošte si vzamem dlje časa za odgovor, včasih niti ne odgovorim (glej točko # 4).

3. Imejte mapo Reply by XX Day

Pošljite pošto, ki potrebuje vaš odgovor, v mapo Reply by XX Day, kjer je XX dan v tednu. Vsak teden sem si odgovoril na e-pošto - torek, četrtek in soboto. Tako ne pritiskam na takojšen odgovor, kadar koli dobim pošto. Preberem jo, jo duševno priznam in premislim, dokler ne pride čas za odgovor (v povprečju 3-8 dni od prejema pošte).

4. Zavedajte se, da vam ni treba odgovarjati na vsako pošto

Kljub temu, kar mislite, vam ni treba odgovarjati na vsako pošto. Včasih nobenega odgovora po določenem časovnem obdobju tudi sam po sebi ne moremo šteti za odgovor.

Dobim veliko bralne pošte in nekaj časa sem odgovarjal na vsako posamezno pošto, ki mi je prišla. To mi ni nič pomagalo. Ves dan bi porabil samo za odgovarjanje na pošto, do konca dneva pa bi me izpraznili, saj ne bi mogel resnično delati. In zanimivo je, da skoraj vso pošto, na katero odgovorim, nikoli ne dobi nobenega povratnega odgovora (niti potrditve ali zahvale), tudi ko objavljam nadaljnja vprašanja, da jim dodatno pomagam. Sumim, da se polovica pošte ne prebere, druga polovica pa je pošta, ki jo ljudje pošljejo impulzno, odgovori pa v resnici niso pomembni. Kakor koli že, spoznal sem, da je veliko bolj učinkovito porabiti čas za naloge z večjo vrednostjo, kot je delo na izdelkih z visoko vrednostjo in vsebino, podpiranje svojih strank za treniranje 1-1, nove projekte in pisanje novih člankov.Oglaševanje

Ne poudarjajte preveč odgovora na vsako posamezno sporočilo. Odgovorite, če pomaga, če pa stroški odgovora ne odtehtajo koristi, potem morda ni vredno skrbeti zaradi tega. Samo pustite, da bo in stvari se bodo sčasoma uredile.

5. Ustvarite odgovore na predloge, če pogosto pošiljate podobne odgovore

Če pogledate poslano mapo, boste verjetno našli trend v stvareh, na katere odgovarjate. E-pošto, ki jo prejmem na svojem spletnem mestu, lahko navadno razvrstimo v eno od redkih kategorij (1) povratne informacije / hvala (2) 1-1 poučevanje (3) zahteve za preglede knjig / izdelkov (4) govorna vprašanja (5) drugo . Za (1) in (2) uporabljam predloge, ki sem jih napisal že prej, in jih uporabljam v svojih odgovorih. Ko odgovarjam, bi jih ustrezno prilagodil potrebam izvirne pošte. To mi je prihranilo ogromno časa v primerjavi s preteklostjo, ko sem e-pošto vnašal iz nič.

6. Preberite samo ustrezna e-poštna sporočila

Naročil sem se na več novic - na primer o fitnesu, samopomoči, blogiranju in poslovanju, vendar ne preberem vseh sporočil, ki jih pošiljajo. Tudi njih ne brišem, ker vem, da imajo dragocene informacije. Namesto tega sem nastavil gmail, da jih samodejno arhivira v različne oznake (mape). E-poštna sporočila v blogu se arhivirajo v mapo za blogiranje, e-poštna sporočila o fitnesu se shranijo v mapo o zdravju in fitnesu itd. Od zdaj imam približno 30 map. Preberem jih le, če želim dobiti več informacij o temi.

Ni vam treba prebrati vsakega e-poštnega sporočila, ki pride. Izberite in izberite, kaj je za vas pomembno.

7. Strukturirajte svojo pošto v kategorije

Mape (ali nalepke, če uporabljate gmail) so tam, da vam pomagajo organizirati pošto.

Najprej uporabite ustrezen sistem poimenovanja za to, kar počnete. Če so zdaj vaše največje prioritete recimo (1) pisanje knjige in (2) hujšanje, potem svoje mape poimenujte tako.Oglaševanje

Drugič, uporabite hierarhično strukturo. mape prve ravni so za velike kategorije, mape druge stopnje pa za podkategorije itd. Na primer, Admin imam kot mapo prve stopnje, kot mape druge ravni pa Back-Up, Accounting, Accounts itd. Če je potrebno, imam mape tretje stopnje, da jih še naprej segmentiram. Gmail ima dodatek, ki vam omogoča uporabo oznak različnih stopenj (Nastavitve> Laboratoriji> Vgnezdene oznake)

Uporaba filtrov (# 8) za samodejno razvrščanje pošte v mape dela čudeže.

8. Uporabite filtre

Filtri so orodja, ki vam pomagajo samodejno razvrstiti pošto, ko pride v vašo pošto. Za filter sta potrebni dve osnovni stvari - (1) Izraz, na katerega je treba paziti (2) Ukrep, ki se uporabi, če se izraz ujema. Od zdaj ima moj gmail približno 20 različnih filtrov za različne e-poštne naslove, naslove predmetov, osnovno besedilo in še kaj. Odvisno od tega, za kakšen filter gre, bo pošta samodejno razvrščena v ustrezno mapo / arhivirana. To zmanjša število upravnih ukrepov, ki jih moram opraviti.

Tukaj je moj video vodič, v katerem sem delil, kako nastavim e-poštne filtre za doseganje ničle v mapi Prejeto: 3 preprosti nasveti za doseganje ničle v mapi »Prejeto« z uporabo e-poštnih filtrov [Video vadnica]

9. Pri odgovoru uporabite pravilo 1 minute

Če odgovor traja v 1 minuti, mu takoj odgovorite in ga arhivirajte. Ne pustite, da sedi v vašem poštnem nabiralniku več let. Še več truda si boste morali pustiti, da vam lebdi okoli misli in vas nenehno opozarjajo, da morate odgovoriti. Poskrbite, da boste med odgovorom upoštevali 1-minutni časovni okvir, da ne bo trajalo več časa, kot je potrebno. To mi pomaga, da v kratkem času počistim veliko pošiljko.

10. Določite čas, ki ga preživite v mapi Prejeto

Poleg pravila 1 minute omejite skupni čas, ki ga preživite v mapi »Prejeto«. Ko boste naslednjič pregledali pošto, čas sami . Oglejte si, kako dolgo potrebujete za obdelavo, branje, odgovor in razvrščanje pošte. Nato se vprašajte, koliko tega časa je dobro porabljenega. Verjetno je, da večina od tega ni imela popolnoma nobenega namena.Oglaševanje

Včasih boste prejeli zaskrbljujoče dolga e-poštna sporočila. Za ta e-poštna sporočila preglejte, preverite, ali je za vas kaj pomembnega, in jih nato ustrezno obdelajte. Po potrebi odgovorite (in uporabite pravilo 1 minute); arhivirajte, če ne nameravate odgovoriti. Če boste odgovorili, vam ni treba vrniti dolge pošte samo zato, ker je oseba napisala dolgo pošto. Zadnja stvar, ki si jo želite, je izmenjava e-poštnih sporočil, zaradi česar boste nenamerno padli v črno luknjo e-pošte. Prijavite se v mapo »Prejeto«, naredite, kar morate, in takoj zatem pojdite ven.

11. (Neusmiljeno) Odjavite se od stvari, ki jih ne preberete

Med križarjenjem po spletu se verjetno prijavite za dober delež novic in se prehranjujete z impulzi, za katere kasneje izgubite zanimanje. Če večkrat izbrišete pošto iz svojih naročnin, je nujno, da se takoj odjavite.

Pridobite različico manifesta tega članka: [Manifest] 11 nasvetov za učinkovito upravljanje e-pošte

Izvirni članek: 11 preprostih nasvetov za učinkovito upravljanje e-pošte | Osebna odličnost

Prispevek za fotografijo: Podjetnica riše e-poštno ovojnico prek shutterstock.com