15 NAJBOLJŠIH NASVETOV ZA ORGANIZACIJO PISARN IN ŠE VEČ

Morda se vam zdi, da nimate časa za organizacijo pisarn, če pa bi res vedeli, koliko časa vas je stala ta neorganizacija, bi premislili.

Preurejanje in premikanje kupčkov občasno ne šteje. Prav tako ne pospravljanje mize, če nered potegnete v koš ali predal mize.

Sorazmerno urejen in urejen pisarniški prostor odpira pot večji produktivnosti in manj zapravljenemu času.

Organizacija vaše pisarne ne traja več dni, to lahko storite po malo. V resnici je vzdrževanje urejene pisarne veliko bolj učinkovito, če se do njega obnašate kot do tekočega projekta, namesto da bi napadli ogromno.

Če ste torej pripravljeni na začetek, vam bodo naslednji nasveti za organizacijo pomagali spremeniti pisarno v učinkovit delovni prostor.

1. Očistite pisarno

Odpravite nered, prazno, raztrgajte, znebite se vsega, kar ne potrebujete ali želite. Poglej naokoli. Česa že nekaj časa niste uporabljali?

Vzemite eno območje naenkrat. Če ne deluje, ga pošljite v popravilo ali vrzite. Če ga niste uporabljali več mesecev in si ne morete zamisliti, kdaj ga boste dejansko potrebovali, gre ven. To velja za pohištvo, opremo, zaloge itd.Oglaševanje

Ne pozabite na drobnarije, rastline (prave ali umetne) in okraske - če so prekriti s prahom in poskrbijo, da je vaša pisarna videti umazana, so poštena igra.

2. Zberite in porazdelite

Zberite vsak predmet, ki ni tam, kamor sodi, in ga postavite tja, kamor spada.

3. Vzpostavite delovna območja

Odločite se, katere vrste dejavnosti se dogajajo na posameznem območju vaše pisarne. Verjetno boste imeli glavni delovni prostor (najverjetneje pisalno mizo), referenčno območje (omarica za knjige, police, fascikli) in oskrbovalni prostor (omara, police ali predali.)

Ustrezno opremo in zaloge namestite na ustrezno območje, kolikor je le mogoče.

4. Blizu bližine

Oprema in zaloge, ki jih najpogosteje uporabljate, namestite na doseg. Stvari, ki jih redko uporabljate, lahko shranite ali pospravite.

5. Poiščite dobrega označevalca

Izberite izdelovalca nalepk, ki je enostaven za uporabo. Vzemite si čas za označevanje polic, košev, predalov za košare. Ne samo, da vas bo opozoril, kam stvari gredo, ampak bo pomagal tudi drugim, ki bodo morda morali kaj najti, uporabiti ali pospraviti v vašem delovnem prostoru.

6. Preglejte svoj datotečni sistem

Ko smo popolnoma prešli v digitalno dobo, se je potreba po shranjevanju papirnatih datotek zmanjšala.Oglaševanje

Kaj lahko shranite digitalno? Ali podvajate datoteke? Nekatere datoteke in mape, ki ste jih uporabljali v preteklosti, boste morda lahko odpravili. Če shranjujete datoteke v računalnik, se prepričajte, da redno varnostno kopirate.

Tu je nekaj idej za shranjevanje za ustvarjanje gladkega sistema arhiviranja:

Ustvari mapo za sestanke - Vstavite vse predmete, o katerih se bo razpravljalo, skupaj s predmeti, ki jih je treba oddati, poročili, ki jih je treba dati itd. Pomagalo vam bo, da se boste pripravljeni na sestanke in prihranili stres, tudi če se sestanek premakne .
Ustvarite mapo WOR - Toliko naših grdih papirjev je stvari, ki so na čakanju, dokler se kdo drug ne odzove ali ukrepa. Pošljite jih v mapo WOR (Waiting on Response). Vsakih nekaj dni preverite, ali so pri vas potrebna nadaljnja dejanja.
Skladiščne škatle - Uporabite poceni polja za shranjevanje, da shranite arhivirane datoteke in jih odstranite iz trenutnega prostora datotek.
Škatle za revije - Za shranjevanje revij in katalogov, ki jih res želite shraniti, uporabite škatle za revije ali veziva. Prepričajte se, da jih res potrebujete za referenco ali raziskave, drugače jih reciklirajte ali oddajte.
Bralna mapa - Določite datoteko za tiskanje člankov in dokumentov, ki jih želite prebrati, ki niso nujni.
Arhivske datoteke - Ko je projekt končan, sestavite vse materiale in jih shranite. Naj bodo vaše delovne mape za projekte v teku.
Tedensko pošiljajte - Ne dovolite, da se vaša prijava kopiči. Papirje shranite v mapo Datoteka in vse datoteke enkrat na teden.

Tukaj preberite več nasvetov za organiziranje datotek: Kako organizirati datoteke za večjo storilnost

7. Odstranite mizo

Odstranite vse, temeljito očistite in vrnite samo tiste predmete, ki so nujni za vsakodnevno uporabo.

Če imate težave z razmetavanjem stvari, ta formula Declutter vam bo pomagal vreči stvari, ne da bi kasneje obžalovali.

8. Organizirajte namizje

Zdaj, ko ste namizje poenostavili, ga je dobro organizirati.

Za organiziranje predmetov na mizi uporabite namizne organizatorje ali posode. Uporabite pladnje za papir, posode za manjše predmete.Oglaševanje

Ne pozabite na namizje računalnika! Prepričajte se, da so datoteke ali slike v organiziranih mapah. Priporočam, da pred odhodom iz službe vsak dan očistite namizje računalnika.

9. Organizirajte svoje predale

Predmete, ki se uporabljajo, položite v isti prostor predalov, znamke z ovojnicami, lepljive blazinice z beležkami itd.

Uporabite organizatorje predalov za majhne predmete - sponke, sponke itd. Za osebne predmete uporabite ločen predal.

10. Ločeni nabiralniki

Če redno sodelujete z drugimi, ustvarite mapo, pladenj ali mapo »Prejeto« za vsakega.

11. Počistite kupčke

Upajmo, da z vašo novo organizirano pisarno ne boste več ustvarjali kupov papirja, vendar boste vseeno morali razvrščati stare.

Pojdite skozi kup (po potrebi malo naenkrat) in ga postavite na ustrezno mesto ali ga odložite.

12. Razvrsti pošto

Ne le nataknite pošte na kup, da jo boste razvrstili ali prestrezite, in takoj odstranite koščke, ki jih potrebujete. Razvrstite ga takoj, ko ga dobite - Če želite ukrepati, prebrati, vložiti datoteko, prenesti ali predati. .Oglaševanje

13. Dodelite datume zavrženja

Ni vam treba hraniti vsakega papirja v nedogled. Označite na datotekah ali dokumentih, kdaj jih je mogoče premetavati ali drobiti.

Nekatere pravne ali finančne dokumente je treba hraniti določen čas. Prepričajte se, da veste, katere zahteve so.

14. Filtrirajte svojo e-pošto

Nekatera e-poštna sporočila je pomembno prebrati, druga pa preprosto niso tako pomembna.

Ko uporabljate filtrirni sistem za označevanje različnih vrst e-poštnih sporočil, veste, kakšna je njihova prednost in na katero odgovoriti najprej.

Oglejte si te nasvete za doseganje ničle v mapi »Prejeto«: Najboljša pot do Inbox Zero

15. Poravnajte svojo mizo

Na koncu dneva se hitro poravnajte, tako da boste naslednji dan lahko začeli čisto.

Spodnja črta

Uporabite en namig ali preizkusite vse. Količina truda, ki ste ga vložili v ustvarjanje in vzdrževanje učinkovitega delovnega področja, se vam bo zelo obrestovalo.Oglaševanje

Namesto da bi porabili čas za iskanje stvari in premeščanje kupčkov, boste lahko porabili svoj čas ... no ... delujoče in uživali boste v neredu!