Ko se usedete k branju tega članka, predvidevam, da ste že danes, enkrat verjetno že večkrat, v službi že odvračali pozornost.

Verjetno vas bodo motili, preden boste dejansko prebrali ta članek.

Preprosta resnica je, da se vsi v službi vsak dan soočamo z motnjami, običajno pa vsako uro, nekaj ali nekdo povzroči, da vas moti.

Zaradi toliko sestankov, pogovorov ali nastopov sodelavcev, klicev, e-pošte, družabnih obvestil in številnih drugih prekinitev se pogosto zdi resničen izziv, če ostanete produktivni in opravite pomembne stvari.

Motnje znižujejo našo produktivnost in energijo.

Vplivajo na našo sposobnost, da se osredotočimo in se pri projektih ali nalogah držimo dovolj dolgo, da jih rešimo.

Če razmišljate o svojem delovnem tednu, sem prepričan, da lahko navedete od 5 do 10 stvari ali ljudi, ki so v službi povzročili moteče dejavnike.

Toda koliko od teh motenj si povzroča sam in koliko je posledica vašega delovnega okolja?

Kazalo

1. Zakaj bi se morali pri delu znebiti motenj?
2. 7 pogostih motenj pri delu (in kako se jih lotiti)
3. Spodnja črta
4. Več o tem, kako ostati osredotočen

Zakaj bi se morali pri delu znebiti motenj?

Skoraj 3 od štirih delavcev (70%) prizna, da se v službi počutijo moteno, 16% ljudi pa trdi, da so skoraj vedno moteni.^[1]

Vpliv motenj na delovnem mestu je po poročilu vključeval:

• 54% jih je reklo, da ne nastopajo tako dobro, kot bi morali
• 50% jih je reklo, da so bistveno manj produktivni
• 20% jih je reklo, da ne morejo v celoti izkoristiti potenciala in napredovati v svoji karieri

Ista raziskava iz Udemyja je navedla glavne prednosti zmanjšanja motenja delovnega mesta od intervjuvanih:

• 75% jih je izjavilo, da naredim več in sem bolj produktiven
• 57% jih je izjavilo, da sem motiviran, da dam vse od sebe
• 51% jih je izjavilo, da sem bolj prepričan v svojo sposobnost, da dobro opravljam svoje delo
• 49% jih je izjavilo, da sem v službi bolj srečen
• 44% jih je izjavilo, da opravljam bolj kakovostno delo

Največ motenj, ki jih je Udemy za podjetja ugotovil v svoji raziskavi, so bili zgovorni sodelavci (navaja jih 80% anketiranih delavcev) in pisarniški hrup (70%).

Za nizko produktivnost je 60% vprašanih krivilo sestanke, medtem ko jih je 58% reklo, da čeprav za svoje delo ne potrebujejo socialnih medijev, ne bi mogli preživeti delovnega dne brez preverjanja platform, kot so Facebook, Twitter in Instagram.

7 pogostih motenj pri delu (in kako se jih lotiti)

Raziskava CareerBuilderja iz leta 2000 o 2000 ameriških vodstvenih kadrih in kadrovskih delavcih je pokazala, da so bili glavni krivci motenj pametni telefoni (55%), internet (41%), tračevi (37%), socialni mediji (37%), sodelavci, ki (27%), odmori za kajenje ali prigrizke (27%), e-pošta (26%), sestanki (24%) in hrupni sodelavci (20%).^[dva]

Skoraj tri četrtine delodajalcev, ki jih je anketiral CareerBuilder, je reklo, da sta dve ali več ur na dan zaradi motenj na delovnem mestu izgubili produktivnost, skoraj polovica (43%) pa jih ocenjuje, da so izgubili tri ali več ur na dan.

Raziskava 2000 ljudi, ki jo je opravila služba za finančno poslovodenje Think Money v Združenem kraljestvu, je poročala, da je tretjina zaposlenih motenih pri delu do tri ure na dan.^[3]

Torej, predstavljajte si, če ste imeli v službi manj motenj in ste se lahko bolj osredotočili in opravili več svojega najboljšega dela.

Glede na te raziskave o motenjih na delovnem mestu sem ugotovil 7 glavnih motenj, s katerimi se verjetno trenutno soočate, in nekaj učinkovitih strategij, ki vam bodo pomagale, da jih premagate, da povečate svojo produktivnost in ustvarjalnost:

1. Klepetavi sodelavci

Izgradnja odnosov s svojo ekipo in sodelavci na delovnem mestu je bistvenega pomena.

Dnevni pogovori so pomembni za ustvarjanje prijateljske kulture sodelovanja in vzdušja v pisarni, vendar je enostavno ujeti v neskončne pogovore in trače.Oglaševanje

Če so vaša vrata vedno odprta, nekdo zelo enostavno zaide v pisarno in postavi vprašanja, kar vas oddalji od produktivnega dela.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Če imate težave z vztrajno klepetavimi ali motečimi člani ekipe, se poskusite z njimi diskretno pogovoriti o vplivu, ki ga ima na vaš dan.

Druga možnost je, če zaprete vrata pisarne, če jih imate. Druga metoda, ki jo lahko uporabite, če morate biti zbrani in zbrani, je, da si nataknete slušalke (če vam pisarna to omogoča).

2. Pisarniški hrup

Raziskave Kim in de Dear z univerze v Sydneyju so pokazale, da je 30 odstotkov delavcev v kabinah in približno 25 odstotkov v pisarnah brez pregrad nezadovoljnih s hrupom pri delu.^[4]

Raziskave podjetja Ipsos in ekipe za delovne prostore Steelcase kažejo, da je 85% ljudi nezadovoljnih s svojim delovnim okoljem in se ne morejo zbrati. Med anketiranimi jih je 95% menilo, da jim je pomembno, da delajo zasebno, a le 41% jih je reklo, da to lahko storijo, 31% pa jih je moralo zapustiti pisarno, da so delo končali.^[5]

Anketiranih je bilo več kot 10.000 delavcev iz 14 držav, ključne ugotovitve pa so pokazale tudi, da:

• Pisarniški delavci zaradi motenj izgubijo 86 minut na dan
• Mnogi zaposleni so nemotivirani, neproduktivni in pretirano pod stresom
• Imajo malo zmožnosti kreativnega in konstruktivnega razmišljanja in dela

Če delate v veliki ali majhni pisarni, sem prepričan, da ste lahko pisarne res glasne, ne glede na to, ali gre za pogovore, telefonske klice, glasbo ali druge zvoke.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Če imate pisarno, je najpreprosteje zapreti vrata, da boste dobili nekaj zasebnosti in osredotočen, tih čas.

Ko imate sodelavce, za katere veste, da ustvarjajo veliko hrupa, se lahko obrnete nanje in se pogovorite tiho, kako njihova dejanja vplivajo na vašo sposobnost osredotočanja? Ali morate delati s pisalne mize?

Če imate določen projekt, morate delati tam, kjer potrebujete miren, neprekinjen čas, raziskovanje dela iz tihega prostora v vaši stavbi.

Alternativa vključuje delo od doma (če je mogoče) ali z druge lokacije, kot je park ali kavarna.

V pisarni bo vedno hrup in večinoma bo znosno, toda občasno morate spremeniti okolje, da opravite svoje najpomembnejše delo.

3. Poraba e-pošte

Po mnenju Tima Ferrissa potrebujemo:

omeji porabo in proizvodnjo e-pošte. To je največja posamezna prekinitev v sodobnem svetu.

Vsi vemo, kako moteča je e-pošta.

Koliko e-poštnih sporočil prejmete in pošljete v običajnem dnevu?

Se to sliši znano?

Delate na pomembnem projektu in prejmete obvestilo, da ste prejeli e-poštno sporočilo.

Zdaj imate dve možnosti.

Lahko ustavite to, kar počnete, se osredotočite in preberete e-poštno sporočilo ali pa ostanete pri opravilu in ga pozneje pogledate.Oglaševanje

Marsikdo preživi cel dan tako. Popolnoma se ukvarjajo s pomembnim delom in nato se prikaže e-poštno obvestilo.

Ustavite, kar počnete, preklopite v mapo »Prejeto« in preberete e-pošto, pogosto e-pošto, ki je popolnoma nepomembno in nič ne prispeva k vašim trenutnim prednostnim nalogam.

Ta e-poštna sporočila lahko ustvarjajo nenehen občutek zavzetosti in pogosto ob koncu dneva povzročijo nedokončane projekte.

To pa lahko ustvari občutek, da dejansko nismo imeli produktivnega dne.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Blokiranje časa

Za delo na projektu ali nalogi si določite določeno količino neprekinjenega časa. Zavežite se, da v tem obdobju ne boste gledali e-pošte (ali odgovarjali na telefonske klice).

Na podlagi Timovega nasveta sem se odločil, da e-pošto preverjam le dvakrat na dan. To že močno vpliva. Tukaj predlagam:

Delajte v načinu brez povezave

Računalnik ali prenosnik nastavite v način brez povezave in pustite, da se e-poštna sporočila kopičijo v mapi »Prejeto«, dokler ne boste pripravljeni nanje odgovoriti.

Namesto da bi si e-pošto ogledovali in odgovarjali eno za drugo, naj se kopičijo in si nato namenite osredotočen čas za obdelavo in odgovor na e-pošto.

Odzivanje na paketno e-pošto bo trajalo manj časa kot eno na drugo in vam omogoča, da ostanete osredotočeni na projekt, ne da bi vas motili.

Vsak dan preverite e-pošto ob določenih urah

To metodo so uvedle številne moje stranke za podjetniški coaching in jim pomagala sprostiti čas in ostati bolj osredotočeni.

Vaše delovne okoliščine bodo drugačne, zato je pomembno, da najdete postopek, ki bo ustrezal vam in ostalim članom vaše ekipe.

Ena metoda je, da dvakrat na dan preverite svojo e-pošto, druga pa morda trikrat na dan - zjutraj, v času kosila in uro pred odhodom, da zagotovite, da ste vsi ujeti.

Če se odločite za uporabo te tehnike, bi bilo pametno ustvariti sporočilo o odsotnosti.

Najprej ne preverjajte e-pošte

To tehniko bo morda težko izvesti, odvisno od vaših okoliščin, a če boste lahko, boste veliko bolj produktivni. Evo zakaj.

Namesto da najprej preverite e-pošto, namesto tega preživite ta dragoceni čas, ko ste bolj napeti in osredotočeni na to, ali se ukvarjate z eno ali dvema največjima prioritetama za ta dan.

4. Uporaba pametnega telefona (in druge naprave)

Neprestano gledanje telefona prekine potek dela in fokus.Oglaševanje

Po nedavnih raziskavah družbe Deloitte povprečni človek 47-krat na dan preveri svoj pametni telefon.^[6]

Če uporabljate povprečje 47-krat na dan in delate 8-urni delovni dan, to pomeni, da lahko telefon preverjate skoraj 6-krat na uro.

To je dovolj, da koga odvrne.

Vsi vemo, da nas pametni telefoni in druge naprave pogosto motijo ​​in odvračajo našo pozornost od projekta ali naloge, na kateri delamo.

Preprosto se pogosto odpočijemo od pomembnih nalog, da preverimo telefone, ure in druge pripomočke.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Premaknite telefon drugam

Zelo vabljivo je preveriti svoje telefone, tudi če delamo na pomembnem projektu.

Rešitev? Telefon položite v predal ali ga premaknite izven roke, tako da vas ne bo zamikalo, da bi ga na hitro pogledali.

Izklopite obvestila

Izklopite vsa obvestila, ki ne zahtevajo takojšnje pozornosti, zlasti obvestila v družabnih omrežjih. Sem spada tudi e-pošta, če ste jo tudi v telefonu nastavili.

Če so nekatera obvestila res pomembna, jih utišajte in skrijete pred zaklenjenim zaslonom.

5. Socialni mediji

Koliko časa preživite v družabnih omrežjih v službi? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Seznam aplikacij in spletnih mest, ki se sestavijo in zahtevajo toliko naše pozornosti, je skoraj neskončen.

Na voljo je nenehen tok informacij naših prijateljev in kolegov, novic in naših podjetij. Nekateri vaši kolegi verjetno zdaj, ko berete ta članek, preverjajo svoja družabna omrežja.

V pogovoru TED Cal Newport, avtor knjige Globoko delo , rekel je obiskovanje družabnih omrežij je kot obisk igralnice .

Pričakujete, da boste dobili všečke in iz tega izhajate. Vrneš se k razmišljanju, nagrado bom dobila naslednjič. Nagrado bom dobil naslednjič. Nagrado bom dobil naslednjič. In samo sediš in čakaš, da pride obvestilo, da se lahko vrneš nazaj.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Tako kot uporaba pametnega telefona in e-pošta, poskusite določiti določene časovne okvire ali parametre, ko boste preverjali družabna omrežja.

Prepričajte se, da so vsa obvestila izklopljena, ko morate za določeno nalogo ali projekt porabiti osredotočen produktiven čas.

Za več informacij si oglejte ta članek: 9 korakov za prekinitev povezave z družabnimi mediji in ponovno povezavo z življenjem

6. Srečanja

Med napornim tednom je zadnja stvar, ki si jo vodja ali vodja želi, zapravljena ura ali dve seje na neproduktivnem sestanku.

Če bi vas vprašal, kakšen bi bil najučinkovitejši način za neučinkovitost, sem prepričan, da bi mnogi od vas rekli slaba srečanja.Oglaševanje

Danes sestanki porabijo več delovnih ur kot kdaj koli prej. Večina zaposlenih se mesečno udeleži 62 sestankov, polovica pa se šteje za izgubo časa.

Na splošno v povprečnem mesecu porabijo 31 ur neproduktivnih sestankov, 91 odstotkov zaposlenih je krivih za sanjarjenje, 39 odstotkov pa jih je priznalo, da so zaspali.^[7]

Kako ostati osredotočen in zmanjšati moteče dejavnike

Da bi bili sestanki produktivni in vredni, je nujno, da ima vsak sestanek jasen dnevni red in vodjo.

V članku sem napisal več o tem, kako organizirati produktivno srečanje: Kako voditi sestanke ekip na najbolj produktiven način

7. Večopravilnost

Vsi moramo občasno opraviti več nalog, toda manj ko to storimo, tem bolje.

Večopravilnost zmanjša produktivnost in ustvarjalnost. Peter Bregman v članku za Harvard Business Review ugotavlja, da se naša produktivnost zmanjša za 40%, ko se poskušamo osredotočiti na več stvari hkrati.^[8].

Po besedah ​​Glorije Mark v povprečju traja približno 25 minut (natančneje 23 minut in 15 sekund), da se po prekinitvi vrnete na prvotno nalogo.^[9]

Večopravilnost nas upočasni in zmanjša osredotočenost, energijo in produktivnost. Naši možgani preprosto ne morejo učinkovito obvladovati sočasnega dela pri nalogah.

Kako ostati osredotočen in zmanjšati pozornost

Delajte v časovnih blokih. Zmanjšuje količino motenj, ki nas postavljajo na naša vedno bolj povezana življenja. Ne ščiti nas samo pred motnjami drugih, ampak tudi pred našimi motenji, ki si jih sami povzročimo.

Blokiranje časa pomeni namensko rezerviranje časa za določene projekte ali naloge in namerno prizadevanje, da ne bi moteči ali vmešavalni dejavniki drugih prelomili to pozornost.

Po izteku tega časovnega obdobja naredite načrtovani odmor in nato začnite naslednji blok osredotočenega časa. Vsak blok osredotočenega časa je namenjen eni nalogi / projektu ali naboru podobnih nalog.

Za blokiranje časa uporabljam metodo 60-60-30:

Delajte 50 minut in si vzemite 10-minutni odmor. Delajte nadaljnjih 50 minut in si vzemite še 10-minutni odmor. Nato si vzemite 30 minut časa za polnjenje, kar bi lahko pomenilo kosilo, sprehod itd.

Uporabi Tehnika paradižnika za lažje delo v časovnih blokih.

Spodnja črta

Motnje na delovnem mestu ne bodo nikoli izginile. Da bi lahko učinkovito izkoristili svoj čas in povečali produktivnost in ustvarjalnost, moramo razumeti, kaj nas moti, in ustvariti sisteme, ki to ustavijo.

Prepričan sem, da se lahko identificirate z vsaj enim od motenj, poudarjenim v tem članku.

Upajmo, da vam bodo nekatere ekipe pomagale pri premagovanju motenj v službi in vas naredile bolj učinkovite in produktivne.

Več o tem, kako ostati osredotočen

• Kako ustaviti večopravilnost in postati bolj produktivni
• Kako biti produktiven pri delu: 9 osnovnih pravil
• 10 najpametnejših produktivnosti za izboljšanje delovne uspešnosti
• 30 najboljših knjig o produktivnosti, ki bi jih morali prebrati, da bi povečali svojo produktivnost

Krediti za predstavljene fotografije: Sistem za upravljanje obiskovalcev Proxyclick prek unsplash.com

Referenca