KAKO USTVARITI SEZNAM OPRAVKOV IN DEJANSKO DOKONČATI STVARI

Eden najmočnejših načinov za zmanjšanje stresa in preobremenjenosti, ko se počutite zaskrbljeni zaradi svojega dela, je, da se usedete s pisalom in listom papirja in zapišete vse stvari, ki jih morate storiti. Kateri avtor Dokončati delo , David Allen pokliče na pamet. Razbremeni vaše možgane kognitivnih preobremenitev in ko vidite vse, kar morate storiti, dobite občutek tolažbe, saj veste, da ni tako slabo, kot so vam govorili možgani.

Vendar samo to, da si iz glave iztisnete vse tiste stvari, ki jih morate narediti, ne pomeni dela. To je le prvi korak.

Če želite resnično izkoristiti sestavo seznama opravkov, lahko nekaj stvari naredite, da bo seznam opravil veliko bolj učinkovit.

1. Bodite jasni glede tega, kaj morate storiti

Pogosto vidim, da delam sezname z nalogami, napisanimi kot Pogovori se s Timom ali Pripravite predstavitev . Težava pri pisanju takšnih nalog je, da niso jasne. Obstaja veliko vprašanj, na katera ostaja neodgovorjeno. Pogovoriti se s Timom o čem? Kakšna predstavitev? Kaj je treba pripraviti?

Ko napišete nalogo, boste vedeli, kaj želite početi; toda po vikendu ali nekaj dneh je tisto, kar želite doseči, postalo blatno in nejasno. Veliko bolje je pisati Pogovorite se s Timom o potovanju prihodnji teden v Berlin ali pripravite oris za predstavitev prihodnjega tedna upravnemu odboru . Seveda lahko traja nekaj sekund več, da napišete odvečne besede, toda pozneje se boste zahvalili, ko boste opravili nalogo.

Pisanje takšnih nalog zelo jasno pove, kaj želite početi . In ko se boste usedli za začetek svojega dela, boste natančno vedeli, kaj je vključeno v te naloge, da se boste lahko bolje odločali, na čem boste delali.Oglaševanje

Prav tako prihrani veliko časa, ker jasnost pomeni, da boste lahko takoj dobili prave datoteke in začeli, namesto da bi si nekaj minut poskušali zapomniti, kaj morate storiti.

2. Ne naključno določajte nalog

Zelo vabljivo je, da vsaki nalogi, ki jo napišete, dodate datum - nočete tega pozabiti, kajne? - Problem z naključnim datiranjem vsake naloge, ki jo daste na seznam opravkov, je, da na koncu dobite ogromen dnevni seznam opravil, ki jih na dan, ki ste ga izbrali, ni treba opraviti, ali pa boste prenesli naloge ali pa jih preprosto ignorirali.

Namesto tega postanite bolj strateški. Datum določite samo za nalogo, če jo nameravate opraviti na ta dan. Vsak dan sem videl delati sezname z dvajsetimi do tridesetimi opravili, ko ima oseba dan rednih sestankov. V teh okoliščinah naloge nikakor ne bodo opravljene.

V redu je, če na svoj vsakdanji seznam opravil dodate opomnik - nekaj takega OPOZORILO : Pregled projekta X - Ali je treba kaj storiti? Ali pa ustvarite seznam klicev in imejte eno dnevno nalogo, ki vam pove, da pregledate seznam klicev. Samo delajte na tem, da bo vaš dnevni seznam opravil vodljiv in realen.

Vsak teden, ki ga boste porabili za načrtovanje tedna glede na to, kaj je v koledarju, vam bo pomagal, da bo seznam opravil učinkovitejši. Takrat lahko svojim opravilom dodate datume. Če imate v pisarni miren dan brez sestankov, si oglejte daljši seznam nalog. Če ste na službenem potovanju, zmanjšajte število nalog na seznamu.

3. Naj bo vaš dnevni seznam največ deset nalog

Ko to predlagam ljudem, se mi pogosto smejijo. Verjamejo, da so veliko bolj zasedeni od tega in morajo imeti na seznamu vsaj dvajset nalog.Oglaševanje

Tukaj je težava z vsemi motnjami, izrednimi razmerami in prekinitvami, ki jih boste dobili vsak dan; teh dvajset nalog ne boste opravili. Konec dneva boste prišli razočarani, ker boste prestavili petindvajset do petdeset odstotkov nalog, ki ste jih imeli na seznamu.

Namesto tega konec dneva namenite približno deset do petnajst minut prednostnim nalogam za naslednji dan. Na seznamu izberite deset najpomembnejših nalog in jih na nek način poudariti. Številni upravitelji seznamov imajo način označevanja opravil, zato lahko zastavico dodate desetim nalogam, ki jih želite opraviti naslednji dan.

Ne samo, da ste osredotočeni na tisto, kar je pomembno, ampak vas tudi sili, da izberete naloge, ki bodo imele največji pozitiven vpliv na vaš dan.

Ko začnete na tak način prednostno razvrščati seznam opravkov, boste po naravi bolj osredotočeni in porabili boste več dragocenega časa za naloge, ki vas vodijo naprej pri vaših projektih in vaših ciljih.

4. Skupina podobnih nalog

Ko si ogledate seznam opravkov, boste opazili, da so številna opravila podobne narave.

Na primer, pokličite svoje stranke. Če imate na dnevnem seznamu dve ali tri naloge, ki vključujejo klicanje strank, jih združite v skupine in jih opravite hkrati. Načrtujte približno trideset minut, da boste lahko klicali in jih opravljali drug za drugim. Če imate naloge, ki vključujejo e-pošto, jih tudi združite. Ugotovili boste, da boste naredili veliko več in vaš um je veliko bolj osredotočen na delo, ki ga opravljate.Oglaševanje

Kadar ves dan preklapljate med različnimi vrstami dela, lahko postane kaotično. Za vašo učinkovitost in produktivnost je veliko boljše delajte podobne naloge skupaj . Odprta imate prava orodja (aplikacije, telefonska e-pošta itd.) In vam bodo prihranila veliko časa.

5. Naj bo seznam opravil motivirajoč

Ko napišete naloge, kot je odgovor na e-pošto ali stranke spremljajo klice, notri ni prave motivacije. Preprosto se vam zdi, da greste skozi rutino dela. Kjer je mogoče, napišite naloge, kot je nabiralnik e-pošte, in pokličite moje stranke, da se prepričajo, da so zadovoljne. To se morda zdi poenostavljeno, toda velikokrat seznam opravkov nima čustvene vrednosti. To je le seznam dela.

Da bi bil seznam bolj navdihujoč, napišite naloge, da bodo vzbudile čustveni odziv . Osrečiti svoje stranke bo bolj spodbudno kot samo poklicati jih, saj je to vaša naloga ali tekmovanje s samim seboj, da boste vsak dan prejeli nabiralnik na nič, doda nekaj več iskric k nalogi.

Drug način, kako narediti seznam opravil bolj motivirajoč, je naj bo dnevni seznam kratek . Kot sem napisal zgoraj, ko bo na vašem dnevnem seznamu opravil največ deset nalog, se vam bo zdelo dosegljivo. Če ima na sebi med dvajset in trideset nalog, se bo zdelo neverjetno. Veliko bolje je, da si ogledate svoj dnevni seznam in se počutite navdihnjeno, kot da pogledate svoj seznam in se počutite demotivirano.

6. Naredite tedenski pregled

Za vse, ki so brali Davida Allena Dokončati delo knjiga, boste vedeli vse o tedenskem pregledu. Vendar me preseneča, koliko ljudi tega preskoči. Če želite, da seznam opravkov ostane učinkovit in posodobljen, je tedenski pregled nujen.

Čez teden, ko se hitite in počnete stvari, boste stvari pogrešali. Smo ljudje in bomo pozabili označiti naloge, ki smo jih opravili, dodali bomo časovno občutljive naloge in ne dodali datuma, pozabili pa bomo dodati naloge. Tedenski pregled je kraj, kjer se ustavite za eno uro in si na široko ogledate, kaj morate storiti.Oglaševanje

Idealno bi bilo, da vaš tedenski pregled opravite na mestu brez motenj, tako da se lahko osredotočite le na delo, ki ga morate opraviti, in načrtujte naslednji teden. Zberite vse svoje naloge - morda ste naloge zapisali v zvezek in jih niste dodali na seznam opravil, ter počistite naloge, ki bodisi niso več potrebne bodisi so bile opravljene.

Tedenski pregled vam daje popoln nadzor. Omogoča vam, da ostanete na tekočem s svojim delom, se odločite, kaj morate narediti in kaj lahko prestavite na poznejši čas. To je najboljši način, ki ga poznam začetek tedna z načrtom in usmeritvijo in to je način, s katerim se prepričate, da delate prave stvari in se ne ujamete v manjše naloge, ki vas ne vodijo naprej pri vaših projektih ali ciljih.

Spodnja črta

Če ga pravilno uporabljate, je lahko seznam opravkov motivacija in gonilna sila, ki vas spodbuja, da po svojih najboljših močeh dosežete neverjetne stvari. Osredotoča se na pomembne stvari in preprečuje, da bi pogrešali naloge, ki bi jih sicer lahko izgubili.

Seznami opravil vam pomagajo tudi pri zmanjševanju stresa in preobremenjenosti, saj ste namesto da bi se spomnili vsega v svoji glavi, vse delo, ki ga morate opraviti, eksternalizirali, tako da ste v mislih sprostili prostor za bolj ustvarjalna prizadevanja.

Naj povzamemo ključne stvari:

Napišite naloge, da bo zelo jasno, kaj morate storiti. Če morate nekoga poklicati, v nalogo vnesite njegovo telefonsko številko, da prihranite čas pri iskanju številke.
Dodajte datume, ki so pomembni in niso naključni. Ko bodo na vašem dnevnem seznamu opravil samo naloge, ki jih morate ta dan opraviti, boste veliko bolj osredotočeni na pravo delo.
Na seznamu opravil lahko na dan omogočite največ deset do dvanajst označenih nalog. To ne pomeni, da opravljate samo te naloge. Če imate konec dneva čas in energijo, lahko vedno naredite več.
Skupite podobne naloge, tako da se lahko osredotočite na vrsto dela, ki ga opravljate hkrati. To pomaga preprečiti večopravilnost .
Napišite svoje naloge, tako da bodo smiselne in motivirajoče. Želite si ogledati svoj seznam in biti motivirani, da se zataknete in opravite delo.
Nikoli ne zamudite celotnega tedenskega pregleda. To je lepilo, ki ohranja vse skupaj in relevantno.