Med napornim tednom je zadnja stvar, ki si jo vodja ali vodja želi, zapravljena ura ali dve seje na neproduktivnem sestanku.

Če bi vas vprašal, kakšen bi bil najučinkovitejši način za neučinkovitost, sem prepričan, da bi mnogi od vas rekli slaba srečanja.

Danes sestanki porabijo več delovnih ur kot kdaj koli prej. Danes voditelji preživijo približno polovico tedna na sestankih.^[1]Po raziskavi TED tretjino tega časa zapravimo za nesmiselne, slabo vodene sestanke .

Raziskava Clarizena je poročala, da delavci štejejo statusne sestanke za izgubo časa in da bi skoraj 50% vprašanih raje šlo v DMV ali opazovalo suho barvo.^[2]

V članku za Harvard Business Review^[3]trije svetovalci iz Baina poročajo o rezultatih vaje, v kateri so analizirali razporede v Outlook za zaposlene v neimenovanem velikem podjetju - in ugotovili, da en tedenski izvršni sestanek je trajal 300.000 ur na leto.

In to skupno, pišejo avtorji, ne vključuje delovnega časa, pripravljenega na sestanke.

Koliko sestankov ste se udeležili, kjer ni bilo jasnega dnevnega reda ali cilja?

Koliko vas je sedelo na sestankih, ki so na koncu sestanka preskakovali od teme do teme brez jasnega akcijskega načrta?

Če ste sestanke zapustili bolj zmedeni kot ob prihodu, dvignite roko.

Ni nujno, da se sestanka bojimo in prenašamo. Ni nujno, da gre za nekaj, v kar se zanesemo.

Poiskati moramo načine, da bodo sestanki veliko bolj namerni, energični in produktivni, kar bo prineslo resnične, oprijemljive rezultate.

Kako torej bolj produktivno voditi sestanke v skupinah?

Tu je 10 načinov, kako lahko vodje in vodje začnejo voditi sestanke v skupinah, ki so produktivni in učinkoviti ter koristni za vse vpletene:Oglaševanje

1. Vsako srečanje postavite na pozitiven način

Če želite, da so vsi v sobi pozitivno naravnani in energični za sestanek, je odlično izhodišče, da vsi v sobi delite nekaj, pri čemer so napredovali ali so navdušeni.

To takoj določi ton in smer celotnega sestanka.

Namesto da bi bili ljudje negativno misleči, da bi se morali udeležiti sestanka, prihajajo z mesta pozitivnosti, prispevkov in pozitivnosti.

2. V sobi naj bo jasen vodja

Ne glede na namen sestanka mora nekdo v sobi prevzeti vodenje in vodenje sestanka.

Ta oseba bo določila dnevni red sestanka, poskrbela, da ne bo šlo s teme, in zagotovila, da bo sestanek potekal v dogovorjenem roku.

Pogosto poročajo o napredku, pojasnijo, kaj se mora zgoditi po sestanku, in se udeleženci zavežejo k nadaljnjim korakom.

Če nihče ne prevzame nadzora, lahko ljudje z največjimi osebnostmi ali največjimi mnenji prevladujejo in preprečijo, da bi tišje osebnosti prispevale.

3. V sobi naj bodo pravi ljudje

Spomnite se zadnjega velikega sestanka, na katerem ste bili ... Je bil sestanek poln ljudi, ki so sestavljali številke, ali je bil poln ljudi, ki so prispevali in prispevali?

Predvidevam, da je šlo za slednje.

Če želite voditi resnično produktiven sestanek, si vzemite čas in premislite, kdo bo vključen.

Želite ljudi v sobi, ki bodo dodali vrednost, ki aktivno prispevajo, imajo predhodno znanje, odločajo, izvajajo ukrepe in bodo na izid srečanja neposredno vplivali.

Bodite previdni pri polnjenju sobe, razen če ni nujno, pri ljudeh, katerih motivacija za obstoj je bodisi status bodisi strah, da bi kaj zamudili.

Osredotočite se na ljudi, ki bodo v sejni sobi prinesli produktivne prispevke in ne pasivne navzoče.Oglaševanje

Če imate samostojnost za organizacijo sestankov, kot želite, se osredotočite na to, da bodo prinesli najbolj produktivne rezultate.

4. Uporabite edinstvene prednosti ljudi na različnih sestankih

Niso vsi v vašem podjetju ali ekipi primerni za vsako srečanje.

Odličen nasvet za ustvarjanje produktivnih sestankov je, da jasno določite, katerih sestankov naj člani ekipe ne bi smeli sodelovati.

Ne razmišljajte samo o polnjenju sobe, bodite selektivni in povabite ljudi, za katere veste, da bodo največ prispevali.

Vsi imamo različne prednosti. Nekateri člani vaše ekipe bodo odlični na sestankih, medtem ko bodo drugi morda ob stresu pomislili na sodelovanje.

Enako velja za procesna in statusna srečanja.

Ko gre za ustvarjanje največjega vpliva sestanka, je pomembno, da razmislite, kakšno energijo želite v sobi in kdo lahko sestanku prinese pravo vrednost.

Če ste jasni glede tega, si zagotovite prave ljudi v sobi.

Med svojo poslovno kariero sem vodil možganske nevihte, strateške in statusne sestanke. Vedel sem, da bodo različni člani ekipe na določene sestanke prinesli različne sklope spretnosti.

Ena mojih višjih direktoric je bila bolj strateška kot ustvarjalna, zato bi zagotovil, da je na strateških sestankih številka ena v moji ekipi. Ampak sem ji preprečeval sestanke v korist drugih članov ekipe.

Druga članica ekipe je bila izvrstna strateška načrtovalka, zato bi zagotovila, da je sedela tako na nevihtah kot na strateških sestankih. Med sestanki možganske nevihte je bila njena vrednost razmišljanje o načrtu in akcijskih korakih, potrebnih za izvedbo kreativnih idej.

Pri vodenju produktivnih srečanj pogosto gre za dirigiranje odličnega orkestra. Če v sobi nimate pravih dopolnilnih instrumentov in izvajalcev, ki skupaj sodelujejo in delajo v harmoniji, je lahko rezultat velika zmešnjava. Če pa združite prave izvajalce, so lahko rezultati čarobni in navdihujoči.

5. Končajte sestanke z jasnimi akcijskimi koraki in odgovornostmi

Pomislite na zadnje srečanje, na katerem ste bili, verjetno je bilo veliko odličnih pogovorov, dragocenih vložkov in spoznanj.Oglaševanje

Kaj pa se je zgodilo na koncu srečanja? Ste vsi šli vsak svojo pot ali so bili določeni jasni koraki in odgovornosti?

Na koncu vsakega sestanka je vredno rezervirati čas, da bodo vsi delili svoj največji vpogled.

To krepi prispevek in sodelovanje ter zagotavlja, da vsi pridejo s sestanka z jasnim pogledom na vrednost sestanka.

Da bi to še okrepili, je odgovornost vodje sestanka, da jasno določi korake ukrepanja, osebne odgovornosti in časovne okvire za ukrepanje glede ključnih elementov sestanka.

6. Ustvarite jasen namen za sestanek

Ostati na pravi poti je eden najtežjih izzivov za učinkovito in produktivno srečanje. Razlog za to je, da je veliko sestankov organiziranih brez jasnega namena ali celo dnevnega reda.

Nekateri sestanki se zgodijo preprosto zato, ker se je nekdo morda odločil, da boste imeli tedenski statusni sestanek.

Če se obrnete na takšne sestanke, lahko brez jasnega razumevanja, za kaj konkretno gre, kakšen je dnevni red ali prednostne naloge, lahko začutite, da je srečanje izguba vašega časa.

Ko boste jasno razumeli namen sestanka, boste bolj angažirani, vedeli boste, kaj prej pripraviti in vedeli, kakšni so želeni izidi srečanja.

7. Sestanek držite v stoječem položaju

V članku v Journal of Applied Psychology so avtorji ugotovili, da trajajo sestanki za 34% dlje kot stand up sestanki.^[4]

Če ugotovite, da vaši sestanki niso tako produktivni, kot bi si želeli, spremenite stvari in poskrbite, da bodo vsi udeleženci vstali.

8. Naj bodo sestanki krajši

Če imate jasen namen in dnevni red sestanka, morate imeti občutek, kako dolgo naj traja sestanek.

Na številnih srečanjih, ki sem jih doživel v preteklosti, je bilo povabilo na koledar nastavljeno na 45 minut ali 60 minut. Nekateri sestanki so se sicer končali prej, ker pa je bil časovni okvir določen za določen čas, se je nadaljeval brez pravega razloga.

Začnite nastavljati sestanke s krajšim časovnim obdobjem, naj bo to 30 minut ali 40 minut, in preverite, ali bodo sestanki postali bolj produktivni in učinkoviti.Oglaševanje

Naša pozornost in raven energije lahko začneta upadati dlje, ko traja srečanje.

9. Začnite in končajte pravočasno

Nihče ne želi, da bi ga čakali, da se sestanki začnejo, in ga je treba prestaviti, če se sestanki prekoračijo.

Če vodite sestanke, ki se začnejo pravočasno in končajo pravočasno, udeleženci vedo, kaj lahko pričakujejo, in vedo, da se pravočasno pojavijo.

Če se člani ekipe odločijo, da ne pridejo pravočasno, je morda pametno, da se ločeno sestanete s to osebo, da boste jasno povedali, da pričakujete, da bodo prispeli pravočasno.

10. Spremenite okolje

Če ugotovite, da se sestanki počasi odvijajo ali postajajo zastareli, je morda čas, da spremenite svoje okolje.

Nekaj ​​svojih najproduktivnejših sestankov sem imel preprosto tako, da sem zapustil pisarno in se odpravil na navdihujoče prizorišče ali imel sestanek ali dva v lokalnem parku.

Spodnja črta

Sestanki ne minejo. So neizogiben in bistven del poslovnega in poslovnega življenja.

Da pa zagotovimo, da niso le izguba časa in učinkovit način sodelovanja in dela za doseganje in doseganje glavnih ciljev in projektov, moramo sestanke pripraviti tako, da so vredni, produktivni in dajejo oprijemljive rezultate.

Naučiti se moramo, kako produktivno in učinkovito voditi sestanke v skupinah.

Če boste ukrepali v skladu z nasveti in strategijami, ki sem jih predstavil, kako voditi sestanke ekipe na najbolj produktiven način, boste zagotovili, da maksimirate moči in miselno energijo vseh v sobi.

Vaših sestankov ne bo več nekaj, česar se vi in ​​vaša ekipa bojite ali se jim poskušate izogniti. Namesto tega bodo srečanja postala način za ponovno povezavo, ustvarjalnost, odločanje o strategiji, pridobitev podpore, praznovanje napredka in ustvarjanje produktivnega zagona.

Več virov o storilnosti na delovnem mestu

• 15 skrivnosti vodenja srečanj, kot so najboljša svetovna inovativna podjetja
• Boj s produktivnostjo na delovnem mestu? 12 nasvetov za več
• Previdna umetnost delegiranja
• Kako biti bolj produktiven: 4 drobne poteze, ki bodo 10-krat povečale vašo produktivnost
• 12 skrivnosti super produktivnega srečanja, ki bi jih morali vedeti

Prispevek za fotografijo: Ustvarjalci akcij preko unsplash.com

Referenca