Vsi vodje in vodje morajo obvladati umetnost postopka prenosa pooblastil. Razumevanje, kako in kdaj dodeliti odgovornost drugim, je bistvenega pomena za ohranjanje visoke stopnje produktivnosti, tako na osebni kot na organizacijski ravni. Prenos nalog je prav tako bistvenega pomena za učinkovito vodenje.

Če se želite naučiti, kako prenesti delež, je treba zgraditi povezano in učinkovito ekipo, ki bo lahko spoštovala roke. Poleg tega bo vedeti, kdaj in kako lahko prenesete delo, zmanjšalo vašo delovno obremenitev, s čimer boste izboljšali svoje počutje pri delu in povečali zadovoljstvo pri delu. Na žalost mnogi voditelji niso prepričani, kako bi jih pravilno pooblastili, ali pa oklevajo pri tem.

V tem priročniku boste odkrili, kaj prenos v resnici vključuje, kako prenašanje nalog koristi vaši ekipi in kako učinkovito dodeliti naloge.

Kazalo

1. Pomen delegiranja
2. Zakaj se ljudje bojijo prenašanja nalog?
3. Razlika med delegiranjem in dodelitvijo
4. Kako učinkovito prenesti naloge
5. Spodnja črta
6. Več nasvetov za produktivno vodstvo

Pomen delegiranja

An dober vodja zna delegirati. Ko prenesete nekaj svojega dela, si sprostite čas in vsak dan dosežete več.

Učinkovito prenašanje prav tako spodbuja produktivnost in dobro upravljanje časa znotraj ekipe, tako da se opira na obstoječe spretnosti svojih članov in jim omogoča, da na tej poti razvijajo nova znanja in kompetence. Rezultat je prožnejša ekipa, ki si lahko deli vloge, ko se pojavi potreba^[1].

Ko ste pripravljeni na pooblastilo, spodbujate vzdušje zaupanja in zaupanja. Vaša dejanja pošiljajo jasen signal: kot vodja zaupate svojim podrejenim, da bodo dosegli želene rezultate. Kot rezultat bodo o vas začeli razmišljati kot o všečnem in učinkovitem vodji, ki spoštuje njihove sposobnosti in potrebe.

Delegiranje ne gre za lajanje ukazov in upanje, da vaše osebje pade na vrsto. Naloga managerja je, da izkoristite najboljše od oseb, ki so pod njihovim nadzorom, in s tem povečajte produktivnost in dobiček ^[dva].

Tu je primer slabega pooblastila:Oglaševanje

Skrbno prenašanje pomaga prepoznati in izkoristiti edinstvene prednosti in slabosti članov ekipe. Delegacija krepi tudi angažiranost zaposlenih, saj dokazuje, da so vodje zainteresirani za uporabo svojih talentov.^[3]

Zakaj se ljudje bojijo prenašanja nalog?

Delegiranje povečuje produktivnost, vendar vsi upravitelji niso pripravljeni ali sposobni prenesti delegiranje.^[4]Zakaj? Nekaj ​​pogostih razlogov:

• Zamerijo si idejo, da bi lahko nekdo drug dobil zasluge za projekt.
• Načeloma so pripravljeni delegirati, a se bojijo, da njihova ekipa ne bo zmogla več odgovornosti.
• Sumijo, da je njihovo osebje že preobremenjeno, in neradi povečajo svoje breme.
• Sumijo, da je preprosteje in hitreje samo, če nalogo opravite sami.
• Ne marajo ideje, da bi opustili naloge, ki jih radi opravljajo.
• Bojijo se, da bo njihov lastni vodja, če bo prenesel odgovornost, ugotovil, da ne more obvladati svojih delovnih obremenitev.

Razlika med delegiranjem in dodelitvijo

Večina ljudi misli, da sta prenos in dodeljevanje sinonimov, vendar je treba med njima pomembno razlikovati.^[5]

Ko dodelite nalogo, samo podrejenemu naročite, naj izvede določeno dejanje. Poveš jim, kaj naj naredijo, in oni to storijo - tako preprosto je.

Po drugi strani pa pooblaščanje vključuje prenos lastnega dela na drugo osebo. Ne dobijo samo nabora navodil.Pomembno je, da so postavljeni v vlogo, ki zahteva, da se odločajo in da so odgovorni za dokončanje naloge.^[6]

Kako učinkovito prenesti naloge

Torej, kakšen je najboljši način za prenos dela, da se lahko borite s strahom pred prenosom, ustvarite učinkovito ekipo in delate hitreje? Tu je navodila po korakih:

1. Vedeti, kdaj ga lahko prenesete

Z razumevanjem, koliko nadzora morate ohraniti nad situacijo, lahko določite najboljšo strategijo za opolnomočenje delavcev. Obstaja sedem stopenj pooblastil, ki delavcem ponujajo različne stopnje odgovornosti.Oglaševanje

Ta kratek video razlaga te ravni in ponuja primere, kdaj je primerno uporabiti vsakega od njih:

Delegiranje poteka vzdolž spektra. Najnižja stopnja pooblastila se zgodi, ko drugim ljudem naročite, kaj naj storijo. Zaposlenim ponuja malo možnosti, da preizkusijo nove pristope. Najbolj opolnomočna oblika prenosa se zgodi, ko se lahko večji del nadzora nad projektom predate zaposlenemu.

Vedeti, kako prenesti delo, vam pomaga razumeti, kako ljudi povezati z nalogami, ki najbolje izkoristijo njihove talente. Če je pravilno opravljeno, zagotavlja najboljše končne rezultate.^[7]

Ko se odločite, kako prenesti delo, postavite naslednja vprašanja:

• Ali morate biti vi odgovorni za to nalogo ali jo lahko izvede kdo drug?
• Ali je za to potrebna vaša pozornost?
• Ali bo to delo zaposlenemu pomagalo razviti svoje veščine?
• Imate čas, da koga naučite, kako se opravlja to delo?
• Ali pričakujete, da se bodo tovrstne naloge v prihodnosti ponovile?

2. Določite najboljšo osebo za delo

Bakljo morate predati pravemu članu ekipe, da lahko prenese delo. Vaš cilj je ustvariti situacijo, v kateri imate vi, vaše podjetje in zaposleni pozitivne izkušnje.

Pomislite na veščine članov, pripravljenost za učenje ter njihove delovne sloge in interese.Oseba, ki ste jo pooblastili, bo lahko delo opravljala učinkoviteječe so sposobni, trenirani in zainteresirani. Kadar je mogoče, dajte zaposlenemu priložnost, da igra po svojih močeh.

Neizkušeni delavci bodo morda potrebovali več napotkov kot izkušeni veterani. Če nimate časa, da bi novejšega zaposlenega postavili za uspeh, ni pošteno, da ga delegirate.

Upoštevati morate tudi, kako zaposleni so vaši zaposleni. Zadnja stvar, ki jo želite storiti, je, da nekoga premagate s preveč nalogami.Oglaševanje

3. Povejte in prodajte, da pridobite vstopnino za člana

Ko najdete popolno osebo za to službo, jo morate še vedno prevzeti, da prevzame novo odgovornost. Sporočite jim, zakaj ste jih izbrali za to službo.^[8]Ko drugim pokažete, da podpirate njihovo rast, to gradi kulturo zaupanja. Verjetneje bodo v rezultat vlagali zaposleni, ki jim dodeljene naloge vidijo kot priložnosti.

Ko delate z novejšimi zaposlenimi, izrazite pripravljenost za stalno podporo in povratne informacije. Za sezonske zaposlene upoštevajte njihove misli in izkušnje.

4. Bodite jasni in natančni glede dela

Nujno je razložiti zaposlenim, zakaj je projekt potreben, kaj od njih pričakujete in kdaj bo predviden.^[9]Če bodo vedeli, kaj pričakujete, bodo bolj verjetno izvedli.

Z jasnimi pričakovanji jim pomagate načrtovati izvedbo naloge. Nastavite mejnike projekta, tako da lahko preverjate napredek brez mikroupravljanja. Če ima vaš zaposleni težave z izpolnjevanjem mejnika, ima še vedno čas, da se popravi, preden končni izdelek zapade.

Ta vrsta odgovornosti se pogosto uporablja na univerzah. Če študentje poznajo samo rok in osnovne zahteve za izpolnjevanje večjih raziskovalnih nalog, lahko delo odložijo do enajste ure. Številni programi od študentov zahtevajo, da se tedensko sestajajo s svetovalci, da dobijo smernice, strukturo naslovov in vnaprej določijo kinke v svojih metodah pred roki. Ti ukrepi postavljajo učence k uspehu, hkrati pa jim dajejo prostor za veliko dela.

5. Podprite svoje zaposlene

Če želite videti najboljše možne rezultate prenosa pooblastil, potrebujejo vaši podrejeni vire in podporo od vas. Povežite jih z vadbo in materiali, da razvijete veščine, ki jih še nimajo.^[10]

Dajanje virov na razpolago lahko traja več časa, vendar boste s pravilnim delom prihranili čas. Za ponavljajoče se naloge se ta trening večkrat izplača.

Včasih zaposleni potrebujejo pomoč, da vidijo, kaj dobro delajo in kako se lahko izboljšajo. Dajanje in prejemanje povratnih informacij je bistveni del prenosa nalog. To je tudi dober način za spremljanje prenesenih nalog kot vodja. Čeprav lahko spremljate napredek nalog, pa ne mikro upravljanje zaposlenih.Oglaševanje

Med projektom redno vprašajte zaposlene, če potrebujejo podporo ali pojasnila. Jasno jim povejte, da jim zaupate, in jim želite ustvariti prostor za vprašanja in povratne informacije. Te povratne informacije vam bodo pomagale izboljšati način prenosa dela.

6. Pokažite svoje hvaležnost

Med rednimi prijavami prepoznajte morebitne zmage, ki ste jih videli na projektu do zdaj. Potrdite, da vaši zaposleni napredujejo v smeri cilja. Načelo napredka določa, kako pomembno je praznovanje majhnih zmag, da bodo zaposleni motivirani.^[enajst]Delavci bodo bolj učinkoviti in predani, če bodo vedeli, da opazite njihov trud.

Prepoznavanje zaposlenih, ko jim gre dobro, jim pomaga razumeti kakovost dela, ki ga pričakujete. Zaradi njih obstaja večja verjetnost, da bodo želeli znova sodelovati z vami pri prihodnjih projektih.

Spodnja črta

Zdaj, ko natančno veste, kaj pomeni prenos, in tehnike za učinkovito prenos dela, ste v odličnem položaju za racionalizacijo svojih nalog in povečanje produktivnosti v svoji ekipi.

Pooblaščenec pomeni podeliti avtonomijo in avtoriteto nekomu drugemu, s čimer si olajšate lastno delovno obremenitev in ustvarite dobro zaokroženo, dobro izkoriščeno ekipo.

Spretnosti delegacije se morda zdijo zapletene ali zastrašujoče, a sčasoma postanejo veliko lažje. Začnite z majhnim, tako da v naslednjem tednu ali dveh člane svoje ekipe prenesete nekaj odločitev.

Več nasvetov za produktivno vodstvo

• Prenosno delo: kaj delegirati in česa ne?
• 10 načinov za izboljšanje veščin vodenja ekip in povečanje učinkovitosti
• Vodenje vs upravljanje: je eno boljše od drugega?

Krediti za predstavljene fotografije: CoWomen prek unsplash.com

Referenca