V zadnjem tednu je bilo veliko člankov o e-pošti, zlasti ob upoštevanju, da prihajamo ob 30. obletnici e-pošte. Pogosto se razpravlja o težavah, ki jih je ustvarila e-pošta (pa tudi o težavah, ki jih je e-pošta rešila), vendar je bilo več govora o kako si moramo prizadevati za ukrotitev e-pošte da odpravi težave, ki jih ustvarja.

Toda težava ni v e-pošti. E-pošte ni treba ukrotiti. Težava je preprosto v tem, kako zdravimo emai l.Oglaševanje

Posamezniki in podjetja obravnavajo e-pošto na način, ki je v nasprotju z namenom, za kaj naj se uporablja e-pošta: za dolgo komunikacijo brez uporabe telefona. To ni zamenjava za telefon, ni sredstvo za takojšen stik z nekom. Toda pričakovanje je, da je - ali bi moral biti .

Zdi se, da ljudje mislijo, da bi morali, ker skoraj takoj prejmete e-pošto, odgovoriti v naravi. Toda za večino ljudi (obstajajo nekatera delovna mesta, kjer delajo je upravljanje e-pošte) upravljanje e-pošte je vidik njihovega dela - in to majhen. Vendar je to skoraj ena prvih stvari, ki jih omenimo, in jih počnemo čez dan.

Pomislite na to: ali čakate, da poštni delavec vse ure odpira in zapira vrata, da vsak dan nonstop preveri pošto? Seveda ne. To bi bila izguba časa in energije. Veste, kdaj prispe poštni delavec (približno), zato, če nekaj pričakujete, potem imate splošno predstavo, kdaj bo prispelo. Zaradi tega cel dan ne sediš pri vratih in čakaš. Odpravite se na svoj dan in dejansko opravite svoje delo, namesto da bi vam možnost pomembne dostave stopila na pot.Oglaševanje

Ali isto počnete z e-pošto? Verjetno ne.

Namesto tega e-poštno aplikacijo držite odprto in čakate, da se prikaže opozorilo o neposrednem obvestilu, da preverite in preverite, kaj novega je pravkar prispelo v vaš nabiralnik.

Morda tega ne počnete. Morda preverite e-pošto 2-3 krat na dan in to je to. Morda z e-pošto ravnate tako, da omogoča boljše ravnanje z drugim delom.Oglaševanje

Mogoče.

Ali svoje naloge upravljate iz e-poštne aplikacije? Razen če uporabljate kaj takega ActiveInbox ali podoben dodatek, potem uporabljate komunikacijsko orodje kot orodje za upravljanje opravil. In to ne deluje.

Ali zapiske Post-It zapišete neposredno (in izključno) v telefon, da vas opomnijo, da morate opraviti nekaj? To lahko storite za predmete, ki zahtevajo uporabo telefona, vendar poleg tega zelo dvomim. Vendar to počnemo z e-poštnimi aplikacijami, ne da bi o tem razmišljali na enak način.Oglaševanje

Ovira za uporabo aplikacije za upravljanje nalog je pogosto zato, ker ljudje čutijo ali mislijo, da lahko s svojo e-poštno aplikacijo upravljajo svoje naloge z mapami in podobno. Lahko poskusite, vendar ne boste niti približno tako učinkoviti ali uspešni. Izzivam vas, da za upravljanje nalog uporabljate ločen del programske opreme (ali če uporabljate Outlook, uporabite komponento opravil), namesto da za upravljanje nalog uporabljate e-poštno aplikacijo. Držite se tega pri začetni prilagoditvi in ​​stavim, da boste videli, kako se bo potek dela izboljšal.

Torej, kaj je bistvo?

Ne glede na to, katero e-poštno aplikacijo ali storitev uporabljate, razen če določite disciplino in meje, ko gre za uporabo te dragocenosti komunikacijsko orodje , delate narobe.Oglaševanje

Torej, v čem je težava z e-pošto? Ni tehnologija; ljudje, ki uporabljajo tehnologijo. In dokler ne popravimo, bo e-pošta vedno videti… pokvarjena.

(Foto kredit: Veliko znakov preko Shutterstock)