V zadnjem prispevku sem spregovoril o šestih najpogostejših delovnih navadah, ki sabotirajo vašo produktivnost. Prvi storilec na mojem seznamu je bil, kako pogosto preverjate svojo e-pošto. Ko sem pisal svoj zadnji članek, sem ugotovil, da je bilo o tej temi ogromno informacij in da si je res zaslužil svoj namenski članek.

Ko gre za naš službeni e-poštni naslov, ga večina vidi kot kroglo in verigo. Neprestano ga moramo preverjati ali tvegati jezo šefov in sodelavcev, ki poskušajo komunicirati z nami. Če v roku 5 minut ne odgovorimo na e-poštno sporočilo, nas vidijo kot lene ali neproduktivne.

Toda po mnenju nekaterih strokovnjakov je prepogosto preverjanje e-pošte dejansko glavni dejavnik, ki lahko prispeva k zmanjšani produktivnosti. Če ste eden izmed tistih, ko moj telefon zazvoni, moram takoj preveriti svojo e-pošto, nato pa preberite, zakaj ste morda postali svoj najhujši sovražnik.Oglaševanje

Kako pogosto je normalno?

Torej, kako pogosto povprečna oseba v določenem dnevu preveri svojo e-pošto? Do zanesljivih statistik je težko izslediti. Po navedbah ena anketa , približno 40% anketiranih je menilo, da svojo elektronsko pošto preverjajo med 6 in 20 krat na dan. Seveda je težko reči, kako natančna je oseba pri presojanju lastnih e-poštnih navad.

Še eno anketa pravi, da 56,4% ljudi svojo e-pošto preverja le od 0 do 5-krat na dan. Vendar je ta študija iz leta 2009 in verjetno precej zastarela.

Nikoli ne preverjajte e-pošte zjutraj

Oprahina najljubša strokovnjakinja za organizacijo je ženska z imenom Julie Morgenstern, avtorica knjige Never Check Email in Morning. Uganete, kaj svetuje?

Po Morgensternu je preverjanje e-pošte najprej, ko vsako jutro vstopite v pisarno, problematično, ker lahko lažno občuti dosežek. Odgovorite na 40 e-poštnih sporočil in zdi se vam, da ste opravili veliko dela, v resnici pa imate verjetno še kup papirjev, sestankov in telefonskih klicev. Odgovor na e-pošto je bistvenega pomena za vaše delo, vendar ni vedno nekaj, kar aktivno zasluži za vas ali vaše podjetje.Oglaševanje

Strokovnjak za produktivnost Sid Savara se strinja tudi z Morgensternom. Ko gre za e-pošto, je nevednost blaženost. Zato, če imate nekaj pomembnega, na čemer želite napredovati, imam za vas naslednje štiri besede: Ne preverjajte svoje e-pošte. Takoj, ko vstanete, delajte nekaj pomembnega 30–45 minut in šele nato preverite. Če zdržiš, počakaj še dlje. V nekaterih dneh e-pošte sploh ne preverjam, dokler ne po kosilu ... Zaradi kakršnih koli novih informacij, ki jih dobite, vas moti. Ne morem nadzorovati vsega, lahko pa nadzorujem lastne moteče motnje.

24-urna metoda

Drugi trdijo, da jih raje preverite enkrat na dan, in sicer zjutraj, namesto da bi e-pošto preverjali pozneje čez dan. Med člani tega tabora je tudi strokovnjak za produktivnost Elizabeth Grace Saunders . Navadno v prvih 1-2 urah dneva počisti nabiralnik in po tem oblikuje svoj načrt igre za preostanek dneva. Po tem do konca dneva na splošno ne gleda več svojega e-poštnega sporočila, kar ji omogoča, da se popolnoma osredotoči na poslovni razvoj in projekte strank.

To je seveda težje, če ste na dnu prehranjevalne verige v svojem podjetju. Če pa imate višje vodstvo ali ste samozaposleni, je nastavitev te rutine lahko odličen način za povečanje vaše produktivnosti.

Ko dvomite, preverite tabelo

Scott Scheper dvakrat na dan preveri svojo e-pošto in ustvaril priročen diagram poteka, ki vam pomaga, da prelistate vsa neprebrana sporočila v mapi »Prejeto«.Oglaševanje

Vsakič, ko odprete novo e-pošto, si zastavite 3 osnovna vprašanja:
1. Ali je to pomembno?
2. Ali lahko to rešim?
3. Ali bo trajalo manj kot 2 minuti mojega časa, da se s tem spopadem?

Če sledite njegovemu priročnemu diagramu poteka, boste razvili nov način za učinkovitejše prebijanje mape »Prejeto«.

5 na dan

In v primeru, da niste imeli dovolj nasprotujočih si strokovnih mnenj, je tu še eno. Rod Kurtz of Business Week trdi, da bi morali službeno e-pošto preverjati petkrat na dan.Oglaševanje

Prejeto preverite samo petkrat na dan - najprej zjutraj, sredi dopoldneva, po kosilu, sredi popoldneva in ob koncu dneva. Ali še manj, če ste sposobni. To deluje, ko izklopite funkcijo samodejnega pošiljanja / prejemanja, kar vam omogoča do dve uri, da se osredotočite na svoje delo in ne da bi vas nenehno prekinjali. Deluje, ko razvrščate e-pošto v skupine, zaradi česar ste bolj produktivni in učinkoviti pri obravnavi.

Zaključek

Obstaja razlika med zasedenostjo in produktivnostjo. Poskrbite, da boste čas e-pošte razporedili tako, da ne boste zamenjali obeh. Če do svojega e-poštnega sporočila pristopite pravilno, lahko svojo produktivnost hitro povečate.

Po besedah ​​Scotta Scheperja vas dan, napolnjen s prepuščanjem vetra z zaposlenimi, odgovarjanjem na vprašanja, buljenjem v elektronsko pošto, preverjanjem socialnih omrežij in klepetom s kolegi, ne bo obogatil. Zasedeni boste.Oglaševanje

Kakšna je vaša vsakodnevna e-poštna rutina? Ali nameravate preizkusiti katerega od teh nasvetov? Sporočite nam v komentarjih spodaj!