12 IZZIVOV, S KATERIMI SE SOOČAJO UPRAVNI POMOČNIKI

Položaji administrativnih asistentov najdemo v skoraj vseh panogah. Ne glede na to, ali gre za finance, rudarstvo, pravno, filmsko in / ali maloprodajo, je ta položaj lahko izredno zahteven in si vsekakor zasluži nekaj priznanja. Nekateri morda verjamejo, da je biti administrativni pomočnik enostavno. Ni tako, upravni pomočniki delajo izjemno trdo. So izobraženi posamezniki, ki imajo očarljive osebnosti in zmorejo skoraj vse.

1. Lahko jih prisilijo, da imajo opravka s težkimi osebnostmi

Večina administrativnih pomočnikov se je morala soočiti z veliko osebnostmi, ki prihajajo in izstopajo iz pisarniških prostorov. Na splošno bodo ti ljudje prijetni, medtem ko bodo drugi tiktakali časovne bombe, ki bodo utripale od stisnjene jeze, pripravljene sprostiti vljudnega administrativnega pomočnika.

Ko se spopadajo s težko osebnostjo, ima osebje administracije navadno duhovit čar. Razgretemu posamezniku lahko pomagajo, da se pomiri in znova pridobi zaupanje v podjetje, tako da mu zaupajo in jezijo posameznika pomirjajo, da se bo vse rešilo v najkrajšem možnem času.

2. Videti jih je mogoče kot nekoga manjšega pomena

Nekako je bilo mesto večine podjetij razvrščeno kot izhodiščno delovno mesto upravnega pomočnika. Večina ljudi ne razume, da je biti administrativni pomočnik profesionalna kariera, v kateri se lahko ljudje izkažejo.

Administrativni pomočniki so tako ponosni na svojo kariero, njihovo znanje in skromnost, da jim je enostavno preprosto otresti vsakogar, ki dvomi o njihovem načrtu za napredovanje. Vedo, kako pomembna je njihova vloga in kako prinašajo rast podjetju, v katerem delajo.

3. Od njih se lahko pričakuje, da se bodo očistili po vseh

S pisarno, polno odraslih odraslih, bi si mislili, da bi ljudje znali pospraviti za seboj. Administratorsko osebje ve, da njihovo delo zahteva številne negovalne naloge, vedo pa tudi, da imajo težave, ko začnejo najti bananine olupke, ki ostanejo na tleh v sejni sobi.Oglaševanje

Administrativni pomočniki se z neurejenimi sodelavci ukvarjajo tako, da preprosto postavijo plakate in znake, ki odražajo neetično higieno na delovnem mestu. Mogoče ne bodo vedno klicali posameznika, vendar je sporočilo jasno, umazana posoda, ki ostane na kuhinjskem pultu, in zavitki za sladkarije na tleh ne bodo dopuščeni.

4. Od njih se lahko pričakuje, da bodo popravili vse in vse

Ste vedeli, da so administrativni pomočniki tudi IT-tehniki? Pričakovali bodo, da bodo odpravili internetne težave, zaposlene povezali z omrežnimi tiskalniki, pomagali s programsko opremo in se nato vrnili k vložitvi papirjev in odzivanju na več telefonskih linij. Da ne omenjam, kolikokrat so morali puščati vreče za smeti na smetišče, v fotokopirnem stroju zamenjati eksplodirajoče steklenice s tonerjem, napolniti prazne blazinice in pisala, iz prašne shrambe potegniti stare bankovne škatle in še več.

Administrativni pomočniki niso certificirani vodovodarji, električarji ali tehniki kakršne koli vrste. Kljub temu pa s svojimi neverjetnimi sposobnostmi reševanja problemov in fizičnimi sposobnostmi najdejo način, kako rešiti zadevni problem.

5. Od njih se lahko pričakuje, da bodo vedeli vse, tudi če niso vključeni v sestanke in zasebne pogovore

Ves dan potekajo sestanki in konferenčni klici, v katere niso vključeni. Vendar naj bi ves čas vedeli, kaj se dogaja.

Kljub svoji nezmožnosti sprejemanja izvršnih odločitev vedo več informacij kot običajni zaposleni. So informacijsko središče. To je zato, ker so obvladali dejanje lahkotnega spuščanja, postavljanja pravih vprašanj in združevanja delcev informacij, da bi dobili prave odgovore. V bistvu so vsi detektivi.

6. Krivijo jih lahko za vse, kar gre narobe

Morda niso tisti, ki odločajo, ko pa gre vse narobe, vsi prsti nanje kažejo kot na krivca ali pa je vsaj njihova odgovornost rešiti težavo.Oglaševanje

Da bi se izognili obtožbam ali obtožbam za kar koli, upravni pomočniki zapisujejo svoj delovni dan. Vse si zapišejo in si ustvarijo sistematično papirnato sled, ki pokriva svoj urnik od začetka do konca, samo v primeru nepričakovanega kolcanja.

7. Pričakuje se, da bodo vedno na voljo

Včasih administrativni pomočniki jedo, ko delajo. Kosilo jim lahko prigrizne, ko se nanje obrne sodelavec glede bližajočega se sestanka, pokvarjene internetne povezave ali celo poplavljenega stranišča.

Vedeti, kdaj potegniti črto, je pol uspeha, kajti nekateri sodelavci lahko naredijo situacijo toliko bolj nujno, kot je v resnici. V svojo korist se upravni pomočniki naučijo pozivati sodbe glede na trenutne razmere. Vedno se bodo strinjali, da bodo rešili težavo, včasih pa se odločijo, da jim po kosilu najbolj ustreza.

8. Pisalno mizo lahko uporabijo kot odlagališče

Všeč jim je občutek, da na delovnem kupu naredijo veliko umazanijo, če pa se za trenutek oddaljijo, jih bodo zagotovo pozdravili dodatni papirji, ki sedijo v njihovi nabiralnici.

Da bi sledili stalnemu dohodnemu delu, vse razvrstijo in upravljajo po kategorijah ter jim nato dajo prednost. Administrativni pomočniki so izredno organizirani in znajo obdržati produktivni potek dela, da se lahko spopadejo z velikimi delovnimi silami.

9. Ne morejo imeti zasebnosti

Ker je asistent skoraj vsem, pomeni, da je njihova miza za vse, s katerimi delajo, brezplačna. So imetniki ključev, gesel, nepremičnin, zalog in velikega predala za sladkarije.Oglaševanje

Da bi svoj prostor zadržali zase, razvijajo domove za vso lastnino podjetja zunaj svojega osebnega balona. Vse, kar je osebno, hranite daleč stran v nasprotnem kotu, kot so ključi avtomobila, denarnica in mobilni telefon.

10. Manjka jim lahko telesna aktivnost

Nekega dne je preveč e-poštnih sporočil in preveč dokumentov, ki se kopičijo v nabiralnik, da bi sploh lahko odšli. Včasih se lahko celo žrtvujejo, če si vzamejo odmor ali kosilo, da dokončajo službo.

Administrativni pomočniki imajo tako dobro delovno etiko: zlahka opravljajo večopravilnost in se bolj trudijo, da bi čez dan našli osvežen čas za osvežujoč sprehod zunaj.

11. Včasih so lahko zadnjica pisarniških šal

Ko pomočniki pomočnikov naredijo napako, kar se lahko zgodi, so včasih podvrženi šali do konca dneva.

Da bi se spopadli z posmehovanjem, se preprosto oglašajo z vsemi ostalimi in se smejijo lastnim napakam. Vedo, da je to, da lahko priznamo svoje napake in se od njih učimo, znak odličnega vodstva.

12. Lahko so premalo plačani in se počutijo necenjene

Status delovnega mesta upravnega pomočnika je sporen glede na stališče, ki ga preučuje. Ob obremenitvi sto ljudi so včasih plačani, kot da so na dnu totemskega pola.Oglaševanje

Včasih so njihovi delodajalci sami tako zasedeni, da morajo uslužbenci opozoriti na dejstvo, da je treba obravnavati povišanje. Včasih delodajalci pozabijo, koliko so njihovi administrativni pomočniki storili za podjetje, in jih je treba redno ceniti.