Ko ste bili pozvani, da napišete referenčno pismo, ste dobili topel nejasen občutek ali ste se zgrozili od tesnobe? Morda malo obojega?

Kakorkoli že, pisanje referenčnega pisma je z veliko odgovornostjo. Čeprav se morda počutite navdušeni, da nekomu pomagate na njegovi poti v boljšo prihodnost, se tudi zavedate, da se veliko zanašate na vaše sposobnosti pisanja.

Prvič, ali veste, kaj je referenčno pismo?

Ali veste, kaj naj rečem v referenčnem pismu? Kako dolgo naj bo? Kako lahko prodate človekove moči in sposobnosti, ne da bi zveneli pretirano?

Najprej je pomembno razumeti namen referenčnega pisma. Podjetja in ustanove, ki prosijo za referenčna pisma, želijo vedeti, zakaj bi bil kandidat primeren za neko delovno mesto, vendar je enako pomembno, da vedo, kaj izpolnjuje pogoje, da jih priporočite za takšno delovno mesto.

Preden začnete pisati, se prepričajte, da razumete kontekst situacije. Je to pismo za sprejem v šolo? Novo službo? Vstop v organizacijo?

Če še vedno niste prepričani o vsebini, oblikovanju ali kaj natančno bi morali povedati, je tu nekaj nasvetov in trikov, ki jih lahko uporabite pri oblikovanju referenčnega pisma:Oglaševanje

10 Značilnosti izstopajočih referenčnih pisem in kaj jih naredi tako posebne

Govorite iz osebne perspektive

Ta primer iz Monster.com prikazuje pisateljevo osebno izkušnjo s Sharon, osebo, na katero se sklicuje.^[1]Pri sodelovanju s Sharon skrbi, da vključi lastna opažanja, skupaj s posebno situacijo, v kateri se je Sharon udeležila izbirnih seminarjev za strokovni razvoj.

Vendar se prepričajte, da je vaša osebna oporoka ravno ta - osebna. Ne ponarejajte primerov ali olepšujte dogodkov, ker mislite, da zvenijo dobro.

Uporabite obliko poslovnega pisma

Če pošiljate pismo v tiskani obliki, želite bralcu predstaviti strokovno predstavitev. Uporaba standardne oblike poslovnega pisma, kot je zgornja, lahko vašemu sporočilu naredi toniran, glajen videz, ne da bi pri tem odvračal pozornost od vsebine.^[dva]

Pismo zapišite na podlagi opisa delovnega mesta

Oglaševanje

Pomembno je vedeti, v kakšnem kontekstu bo vaše pismo uporabljeno. Če gre za določeno delovno mesto, prosite osebo za kopijo opisa dela. Z opisom lahko poiščete namige o tem, kakšne lastnosti bo imel idealni kandidat, nato pa svoje pismo prilagodite tako, da bodo prikazane te iste lastnosti, če se nanašajo na osebo, na katero se sklicujete.

Zgornji primer kaže, da pisatelj razume položaj, za katerega se oseba prijavlja, in svoje sposobnosti poveže s tistimi, ki bodo koristile položaju.

Naj bo pozitiven

Namen pisma s priporočili je predstaviti, zakaj si oseba zasluži pozornost podjetja ali institucije, ki je pismo zahtevala, kot je prikazano v zgornjem primeru.^[3]Vsi imamo svoje pomanjkljivosti, vendar referenčno pismo ni mesto, na katerega bi morali opozoriti.

Če ne verjamete, da lahko osebo resnično opišete v pozitivni luči, boste morda želeli zavrniti prošnjo za pisanje pisma.

Pismo napišite samo, če osebo dovolj dobro poznate

Oglaševanje

Če pišete pismo, bi morali biti z osebo dovolj seznanjeni, da lahko govorite o njenih sposobnostih in dosežkih, tako kot v zgornjem primeru.^[4]Bolje bi bili pripravljeni napisati pismo za kolega, s katerim ste eno leto delali vzporedno, ne pa za nekoga, ki je preprosto delal v vaši stavbi in se zadnjih pet let tedensko pogovarjal z vami.

Naj bo preprosto in natančno.

Ni vam treba napisati celotne sage, zakaj si oseba zasluži vaše priporočilo. Po drugi strani pa tudi sporočila ne želite narediti prekratkega. Referenčno pismo imejte na eni strani in uporabite toliko strani, kolikor je potrebno, da narišete jasno, jedrnato sliko osebe, na katero se sklicujete.

Ne skrbite preveč za ustvarjalnost in se zagotovo izogibajte puhu. Namesto tega se osredotočite na to, kako dostaviti največ vsebine v najkrajšem številu besed in prostora, kot je primer zgoraj.^[5]

Vključite svoje kontaktne podatke

Bralcu sporočite, kako se lahko obrne na vas, če ima dodatna vprašanja. Kot je prikazano zgoraj, lahko delite svojo neposredno telefonsko številko ali e-poštni naslov.Oglaševanje

Prosite za življenjepis osebe ali življenjepis.

Razumevanje drugih vidikov osebe, o kateri pišete, vam lahko da pomembne napotke, ki jih morate vključiti v svoje pismo.

Delite konkretne primere dela osebe

Bolj natančni kot ste lahko glede resničnih sposobnosti osebe, boljšo predstavo bo bralec imel o tem, kako lahko oseba deluje. V tem primeru iz Resumo pisatelj deli, da je oseba, na katero se sklicuje, uspešno pomagala pri sklepanju novih pogodb v vrednosti več milijonov dolarjev in razvila novo poslovno področje, osredotočeno na javno varnost.

Ko končate svoj prvi osnutek, poiščite primere, v katerih lahko natančneje spregovorite o dosežkih ali veščinah osebe. To je lahko v obliki številk, statistik, uvrstitev, koliko denarja je oseba prihranila podjetju itd.

Pošljite svoje pismo pravi osebi

Ali morate pismo dati osebi, za katero ste ga napisali, ali pa jo pošljite neposredno osebi, ki zahteva pismo? Če niste prepričani, vprašajte.

Za pisanje odličnega referenčnega pisma ni treba biti dober pisatelj!

Z zgornjimi nasveti in vzorci si olajšajte tesnobo pri pisanju. Ne pozabite, če oseba ne doseže svojega končnega cilja, verjetno ne zato, ker ste napisali slabo pismo.Oglaševanje

Krediti za predstavljene fotografije: Flaticon prek flaticon.com

Referenca