Upravljanje s časom je veščina, ki odklene vse druge veščine. Poleg tega, če želite napredovati bolje, vam bo pomagalo upravljanje časa. Če želite boljše razmerje med delom in življenjem, je odgovor na čas. Če se želite počutiti manj preobremenjene in bolj nadzorovane, je odgovor boljše upravljanje časa. V središču učinkovitejšega upravljanja s časom je sistem upravljanja s časom in podpora, ki je nabor seznamov. Te predloge za upravljanje časa vam lahko pomagajo ustvariti te sezname.

Kaj bi rekel, če bi vaš najboljši prijatelj uporabljal vaš sistem upravljanja časa?

Z branjem tega članka boste verjetno spadali v eno od treh skupin;

• Tisti, ki zanikajo - 'Tako sem zaposlen, da nikakor ne bom imel časa za izboljšanje upravljanja s časom.'
• Tisti v Ignorance - 'Moj sistem upravljanja časa že 15 let deluje dobro.'
• Tisti v stiski - 'Če mi lahko to pomaga, ga bom poskusil, ker sem prepričan, da lahko naredim nekaj izboljšav.'

Predloge za upravljanje časa bodo v pomoč skupini »Tisti v stiski«. So preproste, praktične in jih lahko uporabite takoj. Če bi imeli čas, bi ustvarili podobne predloge. Težko je, ko si v jarkih.

Moja strast je pomagati drugim in ker sem bila 14 let navdušena študentka in trenerka upravljanja s časom, sem želela deliti nekaj, kar sem se naučila. Naučil se je na težji način, tako da ti ni treba.

Kako uporabljati vsako od 14 predlog za upravljanje časa

Predloge so oblikovane glede na to, kako jih je treba uporabiti. Prva je najtežja, Ključna področja z rezultati (KRA) in potem so postopoma lažji. Na primer „Seznam dnevnih opravil“, „Seznam projektov“ in „Tedenska ocena“.

1. Ključna področja z rezultati Predloga za upravljanje časa

Predstavljajte si nogometno ekipo, ki jo navijate, ali če je nimate, ekipo, ki jo podpira prijatelj, ali samo takšno, za katero ste že slišali. Moj je Oxford United (izkoristite nežno zlorabo!). KPI (Key Performance Indicator) iz Oxford Uniteda bo verjetno zmagal v ligi. To je skupinski cilj, ki ga želi doseči vsak v ekipi. Ta cilj ni za posameznika. Oxford United bi morda lahko osvojil ligo, a je vsak igralec 'potegnil svojo težo'? Tu so pomembne KRA-je. A Območje ključnih rezultatov (KRA) je individualna tarča. Ideja je, da če vsaka oseba dela za doseganje svojega KRA, mora ekipa doseči svoj KPI. Če se vrnemo k naši nogometni ekipi, bi bil vratarjev KRA morda 'čist list'. Striker's KRA naj bi dosegel en gol na tekmo, Defender's KRA pa naj bi zmagal 80%. Kakšna je tvoja KRA?

Ukrep: Izpolnite svojo KRA s predlogo za upravljanje časa št. 1, tako da boste zdaj vedeli, zakaj ste na plačilnem seznamu - KRA. Oglaševanje

2. Dnevni seznam opravkov Predloga za upravljanje časa

To predlogo za upravljanje časa je najlažje razumeti, ker zahteva le seznam tega, kar boste počeli vsak dan. Izziv je, da veliko ljudi piše neprekinjen seznam opravkov in ne seznama opravil za vsak dan. Vsak dan seznam opravkov osredotoča um. Če vsak dan nimate seznama opravil, se običajno zgodi dve stvari. Najprej boste obtičali v nabiralniku, ker se nam zdi, da trdo delamo in smo zato 'zasedeni'. Drugič, nekdo drug vam bo napolnil dan z nalogami, če si nalog niste izbrali sami. Te naloge so lahko v obliki e-pošte, zahteve šefa ali dejanj, ki jih prejmete na sestanku. ‘Vsak dan imejte načrt, ali pa ga bo kdo imel za vas’. Seznam vsakodnevnih opravil je temelj vsakega sistema upravljanja časa. Uporabite to predlogo vsak dan.

Ukrep: S predlogo št. 2 za upravljanje časa sestavite seznam dejavnosti, ki jih boste storili jutri, tako da boste imeli svoj načrt - seznam dnevnih opravil.

3. Seznam projektov Predloga za upravljanje časa

Zelo malo ljudi ima seznam projektov, ki živijo in dihajo. Nekateri ga imajo, vendar je bil napisan enkrat in od takrat ni posodobljen. Seznam projektov je način, kako vedeti, kaj so velike stvari. Tiste stvari, ki bodo najbolj pozitivno vplivale na naše KRA-je. To je povezava med seznamom dnevnih opravil in razlogom, da ste na plačilnem seznamu, to je področje ključnih rezultatov. S seznamom projektov dobite preglednost velikih in pomembnih stvari. Raziskave nam kažejo, da ima vsaka oseba naenkrat med 50 in 70 projekti (na domu in v službi). Ta predloga zahteva samo 14.

Ukrep: Izpolnite seznam projektov, na katerih delate, s pomočjo predloge za upravljanje časa št. 3, da si lahko ogledate „velike stvari“ - seznam projektov.

4. Dejanja sestanka Predloga za upravljanje časa

Sestanki so nujno zlo vsakega strokovnjaka. Ne moremo jim uiti. Zdi se, da so tam izgubljene ure in nič ni doseženo. Eden ključnih razlogov za to je, da dejanja bodisi niso zajeta bodisi premalo zajeta, da bi se lahko kaj bistvenega zgodilo. Seveda so tudi ustrezni razlogi doseganje ciljev, pravi udeleženci, fokus itd. Ta predloga se začne z zajemanjem dejanj. To je zato, ker ljudje z zajetimi jasnimi dejanji ne bodo imeli prostora, da bi se izmikali z besedami: 'Mislil sem, da to počne', 'Ali kaj je to dejanje pomenilo?' Ali 'Dejanja sem dobil šele včeraj. Sestanek pred dvema tednoma “.

Ukrep: Izpolnite predlogo za upravljanje časa št. 4, da boste lahko povečali verjetnost dokončanja dejanj - Dejanja sestanka.

5. Čakanje na seznam Predloga za upravljanje časa

Prepuščate ljudem. Ljudje zgoraj. Ljudje spodaj. Ljudje na stran. Kako sledite, koga ste kdaj prosili, da kaj storite? Seznam čakalnih vrst vam pomaga slediti. Ta predloga nudi prostor za parkiranje tistega, za kar ste zahtevali, da ne bi še naprej preganjali osebe in da bi bila jasna, ko želite, da nalogo dokončate. In tako, da seveda ne pozabite. Ključ do uspešnega čakalnega seznama je njegova ocena. To je lahko vsak dan, čeprav je to nov del vašega sistema upravljanja časa. „Nadaljujte po cesti“, je morda šele na začetku in konec tedna, ko vam bo pri uporabi te predloge udobno.Oglaševanje

Ukrep: Izpolnite čakalnico za uporabo predloge za upravljanje časa št. 5, tako da imate nadzor nad tem, kar ste prenesli - seznam čakalnih vrst.

6. Seznam motečih dejavnikov Predloga za upravljanje časa

Eden največjih izzivov upravljanja s časom, zlasti v pisarni odprtega načrta, je začeti nalogo in jo dokončati. Učenci na naši tečaj vodenja časa povejte nam, da je to razlog, da se jim zdi, da ničesar ne naredijo. Del razloga za to je, da morajo delavci, ki delajo z znanjem, žonglirati s toliko žogami. Delno zato, ker smo odlašati ker nam naloga ni všeč. Predvsem zato, ker se nimajo strukturiranega načina spoprijemanja z lutajočimi mislimi. 'Moteči seznam' je preprosta predloga, ki bi jo hranili na svoji mizi. Potem, ko se osredotočite na eno nalogo in potem, ko vam misli pridejo v glavo, si jih zapišete in si jih umaknete iz glave, kar vam omogoča, da se vrnete k nalogi, ki jo imate. Nalogi se doda več kot 50% časa, če je ne zaženete in dokončate naenkrat. Natisnite in shranite to predlogo na mizo ali odprto na zaslonu.

Ukrep: Izpolnite predlogo za upravljanje s časom za seznam odvračanja pozornosti št. 6, da boste lahko osredotočeni na dokončanje ene naloge od začetka do konca - seznam odvračanja pozornosti.

7. Tedenski cilji Predloga za upravljanje časa

Predstavljajte si prodajno ekipo, ki nima prodajne tarče, ali nogometno moštvo Oxford Uniteda, ki se bo vsako soboto igralo 'samo za malo'. Enako je z upravljanjem časa. Verjetno imate cilje (KPI in KRA) za leto ali četrtletje. Te predloge vas izzivajo, da imate cilje za teden. Na začetku tedna te predloge vprašajo: 'Če bi se ozrli na ta teden, kaj bi bili veseli, da bi dosegli?'. Z zapisovanjem ciljev za teden nam pomaga, da se osredotočimo na tisto, kar je pomembno, saj se »zataknemo v jarkih« e-pošte, telefonskih klicev in sestankov. Idealno bi bilo, da bi tedenski cilji pozitivno vplivali na prednostne projekte, ti pa na vaše KRA, ki vplivajo na KPI. Če se to zgodi, imate jekleno verigo povezav, ki teče skozi vaše upravljanje časa, tako da je povezana in močna.

Ukrep: Izpolnite svoje tedenske cilje za ta teden, tako da ste z predlogo za upravljanje časa št. 7 - tedenski cilji določili, kaj želite doseči.

8. Tedensko vrednotenje Predloga za upravljanje časa

Na začetku tedna ste izpolnili predlogo „Tedenski cilji“ s 7 stvarmi, ki jih želite doseči v tem tednu. Konec tedna je smiselno videti, kako ste. Predloga za tedensko ocenjevanje vas vpraša, ali ste te tedenske cilje dosegli s preprostim orodjem, imenovanim »PMI« - pozitivno, minus in zanimivo. Konec tedna napišete 3 stvari, ki so bile pozitivne glede tedna, 3 stvari, ki so bile minus ali pa niso bile tako dobre glede tedna, in 3 stvari, ki so bile zanimive za teden. Na primer, „P: Odlično srečanje z novo stranko ABC“, „M: Dosegel sem le 4 od 7 ciljev“ in „I: Dva člana moje ekipe sta bolna“. Zadnje polje vas prosi, da po oceni tedna enkrat izvedete enkratno upravljanje, npr. 'Bom urnik v svoj dnevnik 1 ura na teden za projekt XYZ. '

Ukrep: Izpolnite Tedensko vrednotenje, da boste vedeli, ali ste dosegli svoje Tedenske cilje z uporabo predloge za upravljanje časa # 8 - Tedenska ocena. Oglaševanje

9. Mesečni cilji Predloga za upravljanje časa

Podobno kot 'Tedenski cilji'. Ta predloga vas pozove, da napišete velike stvari, ki jih želite doseči v tem mesecu.

10. Mesečna ocena Predloga za upravljanje časa

Predloga za upravljanje časa »Mesečna ocena« vas prosi, da ocenite cilje, ki ste jih zapisali na predlogo »Mesečni cilji«.

11. Letni cilji Predloga za upravljanje časa

Predloga „Letni cilji“ dopolnjuje vrsto ciljev; Tedensko, mesečno in nato letno. Izziv pri določanju letnih ciljev je, da jih naredijo dovolj velike, da upravičujejo letni cilj, vendar ne prevelike, da bi lahko bili 'življenjski cilji'. Življenjski cilji v teh predlogah niso obravnavani.

12. Letna ocena Predloga za upravljanje časa

Januarska knjiga „Letna ocena“, ki je končana januarja, govori o pogledu na preteklo leto. Ugotovitev, kaj je delovalo, kaj ni, in lekcija za pisanje letnih ciljev za naslednje leto.

13. Nekega dne morda seznam Predloga za upravljanje časa

Ta predloga je bistvenega pomena za doseganje ene ključnih miselnosti učinkovitega časovnega upravitelja. Miselnost najbolje povzame stavek: 'Najuspešnejši ljudje so tisti s praznimi glavami'. Seznam dnevnih opravil in seznam projektov sta odlični predlogi za upravljanje naših neposrednih in velikih nalog. Seznam nekaj dni je lahko kraj, kjer lahko shranite vse stvari, ki jih želite početi, vendar zdaj preprosto niso nujne ali pomembne. Nekateri primeri so lahko: „Vložitev vseh domačih dokumentov“, „Pridobite pokojnino“, „Napišite nasledstveni načrt za podjetje “.

Ukrep: Izpolnite seznam morda nekaj dni, tako da boste lahko postavili 'vse ostalo' s predlogo za upravljanje časa št. 13 - seznam morda nekaj dni.

14. Upravljanje časa projekta Predloga

Povprečen delavec z znanjem vodi projekte in če so iskreni do sebe, so njihove izkušnje pri vodenju projektov samo tiste, ki jih samoučijo. Morda so že slišali za velike IT-projekte, s katerimi se upravlja Ganttove karte ali kvalifikacije, kot so Prince2 . Kljub temu hrepenijo po nečem preprostem, kar jim daje nadzor, ne da bi bili preveč okorni za uporabo. Ta predloga za eno stran vam pomaga bolje upravljati pomembne projekte, tako da se bolje pripravite in izogibanje glavnim razlogom, zakaj projekti propadajo .Oglaševanje

Ukrep: Izpolnite predlogo za upravljanje časa projekta št. 14, da se bolje pripravite na pomembne projekte in jih držite na pravi poti - Predloga projekta.

Prenesite in uporabite te predloge za upravljanje časa

Prenesite teh 14 predlog za upravljanje časa, da jih boste lahko uporabljali s pisalom in papirjem .

Prenesite teh 14 predlog za upravljanje časa, da jih boste lahko dopolnili na zaslonu.

Začnite z vključitvijo ene od teh predlog v svoj sistem upravljanja časa. Nato še teden dni kasneje, dokler predloge ne uporabljate običajno. Oblikovanje navade traja 21-krat. Zdaj se lahko bolj organizirate. Vso srečo!

Krediti za predstavljene fotografije: Bili ste na sonovate.com