KAKO DOLOČITI PREDNOST V 10 MINUTAH IN DELATI 10-KRAT HITREJE

Vsak član moje ekipe ima veliko nalog, s katerimi se mora spoprijeti vsak delovni dan. Poleg tega je večina njihovih nalog bodisi ustvarjalnih bodisi nalog za reševanje problemov. Vsak od njih se je moral naučiti, kako prednostno razporediti naloge, da bi vse opravil.

Kljub številnim nalogam je naša ekipa sposobna ostati osredotočena in ustvarjalna ter si v določenem času dosledno prizadevati za dosego naših ciljev.

Razkrila vam bom, kako sem svoji ekipi pomagala narediti več stvari v krajšem času s pomočjo pravilnega določanja prednostnih nalog. Nekaj minut, porabljenih za branje tega članka, bi vam lahko dolgoročno prihranilo tisoče ur. Začnimo torej z mojo metodo, kako določiti prednost stvari:

Kako določiti prednost z metodo tehtnice

Eden od naših novih urednikov je pred dnevi prišel k meni in mi povedal, kako se trudi, da bi sledila številnim nalogam, ki jih je morala opraviti, in rokom, ki se jih je morala nenehno držati.

Na koncu vsakega dne se ji je zdelo, da je naredila veliko stvari, vendar pogosto ni uspela ustvariti idej in uspešno objaviti člankov. Iz tega, kar mi je povedala, je bilo razvidno, da se počuti preobremenjena in je vedno bolj razočarana, ker kljub temu, da je večino dni namenila dodatne ure, ni dosegla svojih ciljev. Vse to ji je dolgoročno onemogočalo dobro ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Ko je poslušala moj nasvet o uporabi metode tehtnice, je takoj doživela dramatičen dvig produktivnosti, ki je bil videti takole:

Lahko bi proizvajala trikrat več kreativnih idej za članke v blogu.
Lahko bi objaviti vse njene članke pravočasno.
In vsa svoja dela bi lahko vsak dan pravočasno končala ( nič več nadur !).

Če vas zanima, kako je to storila, preberite vodnik po korakih:

1. Postavite stran 10 minut za načrtovanje

Ko gre za reševanje vprašanj produktivnosti, je smiselno načrtovati pred ukrepanjem. Vendar se ne vključujte v načrtovanje tako, da boste ujeti vanj in se nikoli ne premaknete dlje od prve baze.Oglaševanje

Priporočam, da si določite določeno časovno obdobje za načrtovanje, vendar naj bo kratko. 10 ali 15 minut bi moralo ustrezati razmišljanju o vašem načrtu.

Ta čas uporabite za:

Poglej širšo sliko.
Pomislite na trenutni cilj in cilj, ki ga potrebujete / želite doseči.
Določite vse naloge, ki jih morate opraviti.

2. Uskladi svoja opravila s svojim ciljem

To je ključna komponenta, zaradi katere je metoda Scales učinkovita, ko se naučite prednostno razvrščati.

Deluje tako:

Oglejte si vse naloge, ki jih opravljate, in preglejte pomen vsake od njih. Natančneje, merite pomembnost naloge glede na njene stroške in koristi .

Glede na stroške mislim na napor, potreben za nalogo (vključno s časom, denarjem in drugimi viri). Korist je v tem, kako tesno lahko naloga prispeva k vašemu cilju.

Da bi vam to olajšali, sem spodaj navedel štiri kombinacije, ki vam bodo omogočile hitro in enostavno določanje prioritete vsake vaše naloge:Oglaševanje

Nizki stroški + visoka korist

Te naloge opravite najprej, ker jih je najpreprosteje opraviti, vendar vam bodo pomagale, da se približate svojemu cilju.

Odobritev umetniškega dela, ustvarjenega za prodajno brošuro, bi verjetno ustrezalo tej kategoriji. Z lahkoto bi se odločili, ali vam je umetniško delo / postavitev všeč, vendar bi vaša odločitev, da ga odobrite, sprožila izdelavo letaka in posledične prodajne koristi, če bi ga poslali potencialnim strankam.

Visoki stroški + velika korist

Stroškovno nalogo razdelite na manjše. Z drugimi besedami, veliko nalogo razdelite na mini, ki jih dokončate manj kot eno uro, nato pa te majhne naloge znova ocenite in nastavite njihovo pravilno raven prioritete.

Predstavljajte si, če bi vas prosili, da napišete načrt za predstavitev novega, beljakovinskega dodatka brez beljakovin v prahu. Namesto da bi poskušali napisati načrt v eni seji, si prizadevajte, da različne odseke pišete ob različnem času (npr. Porabite 30 minut za pisanje uvoda, eno uro za pisanje besedila in 30 minut za pisanje zaključka).

Nizki stroški + nizka korist

Ko se učite, kako razvrstiti čas in naloge, mora biti ta kombinacija vaša najnižja prioriteta. Bodite si naklonjeni 10–15 minut za to nalogo ali pa tovrstne naloge postavite med dragocene naloge kot koristen odmor.

To so verjetno nujne naloge (npr. Rutinske naloge, kot je preverjanje e-pošte), vendar ne prispevajo veliko k doseganju želenega cilja. Naj bodo na vašem seznamu prioritet.

Visoki stroški + nizka korist

Preglejte, ali so te naloge res potrebne. Razmislite o načinih znižanja stroškov, če se odločite, da je treba dokončati nalogo.

Ali lahko na primer katero koli orodje ali sistem pomaga pri hitrejšem opravljanju naloge? V tej kategoriji boste verjetno našli stvari, kot so preverjanje in posodabljanje preglednic prodajnih stikov. To je lahko težavno in dolgotrajno početje brez napak. Obstaja pa veliko aplikacij, ki lahko ta postopek naredijo takojšen in brezhiben.Oglaševanje

Zdaj, ko se vrnemo k urednici, ki sem jo prej omenil, si oglejmo njen tipični seznam dnevnih opravil:

Ko je poslušala moj nasvet, je razbila visoki stroški + velika korist naloga v manjše. Nato so bile njene naloge videti tako (po prednostnem vrstnem redu):

In za nalogo promocije člankov na različne platforme smo se po pregledu njegovih prednosti odločili, da se osredotočimo le na najučinkovitejšo platformo in s tem znatno znižamo s tem povezane časovne stroške.

Ko učinkovito analizirate stroške in koristi svojih vsakodnevnih opravil, se lahko poglobite to Načrtovalec celotnega življenja da boste na najboljši možen način izpolnili vse s seznama.

Bonus nasvet: reševanje nalog z roki

Ko boste ocenili svoje naloge, boste vedeli, kako pomembna je vsaka od njih. To vam bo takoj dalo kristalno jasno sliko, kako določiti prednostne naloge glede na to, katere naloge bi vam pomagale doseči več (v smislu določanja ciljev). Včasih pa ne boste mogli določiti prednostne naloge vsake naloge, ker bodo zapadli roki, ki jih določijo zunanje stranke, na primer upravitelji in agencije.

V takih primerih predlagam, da po razmisleku o pomembnosti in vrednotah vaših trenutnih nalog seznam poravnate tako, da boste lažje izpolnili roke in ustrezno prilagodili prioritete. Oglaševanje

Na primer, spet se potopimo v urednikov svet.

Nekatere članke, ki jih je uredila, je bilo treba objaviti do določenih datumov, zato so to nujne in pomembne naloge. Metoda tehtnic to omogoča in v tem primeru bi bil njen spremenjeni seznam opravil videti nekako takole:

Upajmo, da zdaj lahko vidite, kako enostavno je oceniti pomembnost nalog in kako jih razvrstiti v izvedljiv vrstni red.

Spodnja črta

Metoda tehtnice se razlikuje od vsega drugega, kar ste poskusili. S sprejetjem metode tehtnice boste začeli pravilno prednostno razvrščati svoje delo in povečati svojo produktivnost do 10-krat!

Za razliko od drugih metod, ki v resnici ne pojasnijo, kako se odločiti o pomembnosti naloge, vam bo moja metoda pomagala razčleniti vsako od vaših nalog na dva dela: stroški in koristi. Moja metoda vam bo pomagala tudi pri nadaljnjih ukrepih, ki temeljijo na različnih kombinacijah stroškov in koristi, kar lahko na splošno spodbudi vaš karierni razvoj.

Začnite zdaj do porabite 10 minut za oceno svojih običajnih dnevnih nalog in kako so usklajeni z vašimi cilji. Ko boste imeli te informacije, boste zelo enostavno svoje naloge uvrstili na prednostni seznam. Preostane le, da naslednji delovni dan začnete po novem glavnem seznamu.