Ne glede na to, s kakšnim poslom se ukvarjate, obstaja verjetnost, da vsaj nekaj časa preživite na sestankih. Vaši sestanki so lahko velika skupinska srečanja, individualni ali celo razgovori za službo. Morda celo preskočite osebni vidik sestanka in sprejemate konferenčne klice ali uporabljate Skype. Ne glede na vrsto sestanka, ki ste ga načrtovali, vam lahko ti nasveti pomagajo izboljšati spretnosti za nastavitev sestankov.

1. Pred časom določite dnevni red. Če veste, kaj nameravate doseči na sestanku, se boste lažje odločili, kako dolgo boste ostali na tem sestanku - ob predpostavki, da boste lahko držali svojega dnevnega reda. Težko je prisiliti druge ljudi, da ostanejo na pravi poti, vendar nihče v resnici ne želi preživeti cel dan na enem samem sestanku. Poleg tega je izpolnitev dogovorjenega dnevnega reda resnično edini način, da se prepričate, ko se vaše srečanje konča.
2. Ponudite čas in datum za sestanke. Namesto daljšega premikanja naprej in nazaj, bodisi po telefonu ali po e-pošti, izberite dva ali tri ure sestankov, ki ustrezajo vam, in jih predstavite drugi polovici sestanka. Če imate opravka z večjo skupino, je skoraj zagotovljeno, da vsaj ena možnost za nekoga ne bo delovala, več možnosti pa je veliko hitrejši način za dosego soglasja.
3. Izogibajte se modnim programskim aplikacijam. Čeprav obstaja nekaj zelo čudovite programske opreme za nastavitev sestankov, se poskusite izogniti nenavadnim. Izjema od tega pravila so zabave ali zelo velika srečanja. Na splošno uporaba teh aplikacij traja več časa, kot je vredna - za nove uporabnike obstaja učna krivulja, obisk spletnega mesta in odziv pa lahko traja dvakrat več kot čas odgovora na e-pošto. Ko pa poskušate uskladiti velike skupine ljudi, lahko uporaba aplikacije zagotavlja osrednjo lokacijo in ne pošilja ogromnih paketov e-pošte.
4. Prepričajte se, da res potrebujete sestanek. Veliko sestankov je določenih za preproste stvari, kot je predaja dokumenta v odobritev. Če ta dokument ni dovolj kratek, da ga lahko med sestankom v celoti preučimo, bi bilo bolj smiselno, da ga odložimo in se pozneje vrnemo, da odgovorimo na vprašanja in vodimo postopek odobritve. Preden dejansko določite sestanek, pomislite, ali bi zadevo lahko rešili hitreje.
5. Zmanjšajte čas potovanja. Eden od razlogov, da sestanki pojedo toliko časa v naših koledarjih, je potreba po potovanju. Moramo potovati v pisarne strank, kavarne ali kamorkoli se srečujemo. To zavezanost lahko zmanjšamo tako, da predlagamo, da se sestanemo na svojih lokacijah, se sestanemo na pol poti ali v celoti preskočimo osebno. Možnosti, kot so telefonski klici ali videokonference, lahko pogosto obravnavajo vse zahteve tega sestanka, po katerem ste se vozili po mestu.
6. Načrtujte čas za priprave in predstavitve. Ko določite sestanek, razmislite, kaj boste morda morali storiti, da se nanj pripravite - preglejte poročilo, pripravite predstavitev ali zlikajte srajco - in določite čas za vsako od teh dejavnosti pred dejanskim sestankom. Prav tako se splača razporediti petnajstminutne pripravljalne sestanke tik pred sestankom za vse podrobnosti v zadnjem trenutku. Podobno velja tudi pozneje: po sestanku boste morda morali opraviti nekatere nadaljnje naloge. Če določite razpored vsaj nekaj minut po sestanku, boste zagotovili, da boste imeli dovolj časa, da bodo zapiski popolni in da bodo kakršna koli nadaljnja dejanja vsaj vključena v vaš koledar (če tega ne morete storiti takrat).
7. Ločeni osebni in poslovni sestanki. Mnogi od nas poskušamo naložiti vse sestanke, ki niso v pisarni, v en dan. Če ignorirate problem, kaj se zgodi, če samo eden zamuja, imate težavo, da poskusite prestaviti prestavo med predstavitvijo, ki ste jo pravkar dali stranki, in posnetkom, ki ga čaka zdravnik. Takšna miselna zamenjava lahko samo oteži obvladovanje poznejših sestankov. Poskusite razporediti osebne in poslovne sestanke za različne dneve.
8. Redno posodabljajte načrtovalce sestankov. Če niste edina oseba, ki načrtuje vaše sestanke, je nujno, da ostali ostanejo v toku. V nasprotnem primeru vas lahko vaša pomembna druga pričakuje na družinski večerji, ko končate velik projekt. Všeč so mi skupni koledarji, na primer Google Koledar, ravno zato, vendar obstajajo načini za skupno rabo skoraj vseh vrst koledarjev, če ste odvisni od svojega sistema. Načrtovalci sestankov lahko vključujejo vašega vodjo, vašo pomembno osebo, administrativnega asistenta (vašega ali oddelke) in celo vrsto drugih ljudi.
9. Omejite povabljene. Za poročilo o napredku morda ne boste potrebovali celotne prisotne družbe. Namesto tega se odločite, kdo dejansko mora biti na vašem sestanku - vedno lahko pozneje vedno pošljete množično e-poštno sporočilo, če se ljudje počutijo izpuščene. Že prej sem bil v situacijah, ko so se višji upi počutili izpuščene, če jih niste pripeljali na vsak posamezen sestanek, ki ste ga pripravili. Zdi se, da je najboljša stava predstavitev srečanja kot nečesa, kar ne bi bilo dragocena poraba njihovega časa.
10. Potrdite vse! Potrdite, kdaj in kje je sestanek, kaj zajema dnevni red, tudi kako priti do njega. Vse, kar resnično potrebujete, je dan ali dva pred sestankom kratek e-poštni naslov, ki opisuje sestanek, in prosimo za preprost odgovor, če je vse pravilno.