Včasih je odkrivanje ovir za komunikacijo pri delu lahko dokaj enostavno. Če napačne komunikacije ostanejo brez obravnave, jo lahko vidite v obliki konflikta na delovnem mestu ali zmanjšane produktivnosti. Obstaja težnja do napačnih komunikacij, kadar je preglednosti malo. In včasih je to lahko nenamerno.

Odličnost navadne stvari počne izjemno dobro. - John W. Gardner

Mnogi ljudje mislijo, da so učinkoviti komunikatorji, ker so hodili v šolo ali imajo določeno delovno izkušnjo, v resnici pa se še vedno trudijo s svojim sporočilom vplivati ​​na druge. Rezultat neučinkovite komunikacije so zamujene priložnosti, izgubljeni čas in zapravljeni viri - vse zato, ker niso imeli močnih pogovorov.^[1]

Morda boste opazili številne dejavnike, ki vplivajo na jasno, učinkovito in pregledno komunikacijo pri delu: osebne lastnosti, fizična razdalja, samo sporočilo, kontekst, uporabljeni žargon in kultura. Spodaj je 7 načinov, kako zagotoviti učinkovito komunikacijo pri delu, da boste lahko ustvarili učinkovito, produktivno in vključujoče delovno okolje.

1. Dobro poznajte svojo publiko

Razumevanje občinstva je bistvenega pomena za učinkovito komunikacijo na delovnem mestu. To velja za ustna in pisna sporočila, predstavitve, dnevna e-poštna sporočila, obvestila po celotnem podjetju ali zagotavljanje posodobitev stanja projektov.

Ali bo vaše sporočilo učinkovito sporočeno ali dobro sprejeto, izhaja iz razumevanja, kaj vas zanima.

• Na koga ciljate s svojo komunikacijo?
• Kakšen je namen vašega sporočila?
• Kaj morajo vedeti?
• Za kaj jih potrebujete?
• Kako najbolje sporočiti svoje občinstvo?
• Kako bo vaše občinstvo sporočilo zaznalo ali razlagalo?
• Kako se bo vaše občinstvo počutilo, razmišljalo in reagiralo, ko bo prejelo vaše sporočilo?

Če želite odgovoriti na ta vprašanja, boste morali vnaprej načrtovati, raziskati in opazovati vedenje svoje publike. Na primer, vaš pristop k komunikaciji s svojo ekipo ali vrstniki se bo verjetno razlikoval od načina komuniciranja s svojim vodjem, ker imajo te skupine različne interese.

2. Poskusite razumeti situacijo in razjasniti

Vzemite si čas, da boste premišljeni in namerni. Pred komunikacijo v službi je treba ustaviti, razumeti situacijo, razjasniti in imeti empatijo. Nekaj ​​nasvetov za učinkovito komunikacijo v službi:Oglaševanje

Bodi radoveden . Vprašajte odprta vprašanja, začenši s tem, kaj in kako zbirati informacije. Ljudje bodo s svojimi odzivi ponavadi bolj opisni. Nato lahko postavite odprta sondažna vprašanja, da pridobite več konteksta. Bolj ko boste razumeli, večja je verjetnost, da boste lahko prilagodili primerno sporočilo, ki odmeva med vašo publiko.

Uči se kot otrok. Otroci običajno nimajo predhodnega znanja o tem, kaj se bodo naučili. Njihov pristop k učenju je ponižen. Upoštevajte enak pristop, ko se postavite v kožo občinstva, ko poskušate razumeti njihov položaj. Bodite odprti, pripravljeni in pripravljeni videti perspektivo svojega občinstva.

Preverite svoje predpostavke. Vaša širina izkušenj lahko zamegli vaše zaznavanje in presojo. Izzovite vnaprej predstavljene predstave o svoji publiki. Ugotovite, s kom morate govoriti ali kakšne raziskave morate izvesti, da preverite, ali so vaše predpostavke resnične. Preden začnete z akcijo, si ustvarite prostor za razumevanje.

Bodite vključujoči. Ljudje želijo pripadati, se počutijo vključene in cenjene na delovnem mestu. Bodite premišljeni, da zagotovite, da se ideje vseh zajamejo. Če ste na primer na sestanku in vas prosite za prispevek, poskrbite, da bo vsem na voljo dovolj časa, da delijo svoj odgovor. Če vam zmanjka časa, na sestanku navedite, da se boste pozneje povezali z njimi.

3. Poslušajte na več ravneh

Večina ljudi ne posluša z namenom, da bi razumela; poslušajo z namenom odgovora - Stephen R. Covey

Verjetno jih poznate osnovni nasveti za aktivno poslušanje . Ko pa se počutimo preobremenjeni z izpolnjevanjem rokov, določanjem prednostnih nalog ali ustvarjanjem, je enostavno biti na avtopilotu in zamuditi ključna sporočila, ki vam lahko pomagajo pri učinkoviti komunikaciji na delovnem mestu. Spodaj so opomniki za nadaljevanje vadbe:

Parafraziraj. Potrdite svoje razumevanje sporočila tako, da ga ponovite ali preoblikujete s svojimi besedami. Če med stranmi obstajajo razlike, je čas, da razjasnimo.

Sonda. Vprašajte, če menite, da manjkajo podatki, ki bi jih morda potrebovali.Oglaševanje

Pojasnite. Če nečesa ne razumete popolnoma, vprašajte.

Ne pozabite. Poskusite se spomniti točk, ki so pomembne za vaše občinstvo. Te informacije lahko uporabljate v prihodnosti in vašemu občinstvu pokažejo, da vas zanima in aktivno poslušate.

Biti učinkovit komunikator v službi pomeni, da morate biti prilagojeni svojim aktivnim sposobnostim poslušanja. Ne pozabite:

• Imeti empatijo.
• Razumevanje dojemanja drugih, ne samo svojega.
• Merite svoja čustva in reakcije ter odzive drugih.
• Spoznajte svoje vrednote in prepričanja ter vrednote drugih.
• Opazujte neverbalne komunikacijske znake, kot je govorica telesa.

4. Preglejte, kako prejemate povratne informacije

Kako prejemate povratne informacije, vpliva na vaš odziv in vpliva na to, kako učinkovito komunicirate z drugimi stranmi. Odprtost za povratne informacije in kritike je lažje reči kot narediti.^[dva]Mi smo ljudje. Ko vas motijo ​​življenjski dogodki ali če se v službi počutite pritiskani, se lahko obrambite že ob najmanjših komentarjih, ki se vam pojavijo.

Sheila Heen in Douglas Stone ponujata pristope za izboljšanje vaše sposobnosti sprejemanja povratnih informacij, sprejetja koristnega in vedenja, kako se znebiti tistega, kar vam ni v pomoč pri učenju in napredovanju.^[3]

Nekatere od teh strategij vključujejo naslednje:

• Spoznajte, razumite in upravljajte svoje sprožilce in odgovore na povratne informacije.
• Sporočilo ločite od tega, od koga je.
• Poslušajte nasvete in ne sodbe.
• Razčlenitev povratnih informacij na prebavljive koščke.
• Ko proaktivno iščete povratne informacije, bodite natančni in prosite za eno stvar.
• Z majhnimi koraki preizkusite, kaj so vam predlagali.

Na povratnih informacijah se lahko učite in iz njih rastete. Razčlenitev povratnih informacij na koščke velikosti ugriza vam lahko pomaga bolje obdelati sporočilo in biti manj odziven v svojem odgovoru.

5. Zagotovite objektivne in opazne povratne informacije

To je ena najtežjih stvari, ker morda ne želite žaliti drugih, se boste morda želeli izogniti konfliktom, niste povsem prepričani, kako, niste čustveno pripravljeni ali pa vas zamegljujejo vaše predpostavke.Oglaševanje

Model položaja, vedenja, vpliva (SBI)^[4]vam lahko pomagajo zagotoviti jasne in natančne povratne informacije:

• Situacija. Navedite kontekst. Vprašajte se, kaj se je zgodilo, kje in kdaj.
• Vedenje. Opišite vedenje. To je najtežji del, ker morate preveriti svoje predpostavke. Recimo, da ste bili nesramni (subjektivni) v primerjavi s tem, da ste me prekinili (opazno vedenje), spremeni ton povratnih informacij. Biti nesramen ima lahko več interpretacij, medtem ko lahko vidite, kdaj vas je nekdo motil.
• Vpliv. Uporabite izjave I za opis rezultatov vedenja.
• Premakniti najprej. Naj bo pogovor iskan razumevanja, tako da ga prosite za razmislek. Kakšna je bila njihova perspektiva? Kaj se je dogajalo zanje? Kaj so se zavedali? Kako lahko rastejo od tu?

Primer 1: ^[5]

Med včerajšnjim jutranjim sestankom ekipe, ko ste imeli predstavitev (Situacija), niste bili prepričani glede dveh diapozitivov in vaši izračuni prodaje niso bili pravilni (vedenje). Bilo mi je nerodno, ker je bila tam celotna tabla. Skrbi me, da je to vplivalo na ugled naše ekipe (Impact).

2. primer:^[6]

Na sestanku strank v ponedeljek popoldne ste zagotovili, da se je sestanek začel pravočasno in da so vsi vnaprej dobili razdelilnice (Situacija). Vse vaše raziskave so bile pravilne in odgovorili so na vsa naročnikova vprašanja (vedenje). Ponosen sem, da ste tako odlično opravili svoje delo in postavili organizacijo v dobro luč. Prepričan sem, da bomo račun dobili zaradi vašega trdega dela (Impact).

Vedeti, kako zagotoviti jasne, specifične in opazne povratne informacije, je bistvena spretnost učinkovitega komunikatorja pri delu.

6. Nadaljnje ukrepanje, potrditev in ustvarjanje odgovornosti

Učinkovita komunikacija v službi ni enkratni dogodek. Neprekinjeno boste morali spremljati napredek in zagotavljati stalno podporo. Ne pozabite priznati napredka vrstnikov, ekip ali voditeljev!

Z naslednjimi vprašanji boste lažje ocenili učinkovitost tekoče komunikacije pri delu:Oglaševanje

• Kakšne priložnosti vidite?
• Kako se lahko prilagodite?
• Kakšne odločitve je treba sprejeti?
• Kakšno podporo lahko nudite?
• Kaj morate storiti, da zagotovite natančno sporočilo?

7. Uporabite 7C's of Communication

Za vsak medij komunikacije v službi imejte v mislih 7C-jeve komunikacije za natančno nastavitev sporočila:^[7]

• Jasno. Kaj je namen? Je sporočilo enostavno razumeti?
• Kratko. Kaj lahko izbrišete? Ali gre za bistvo?
• Beton. Katera so dejstva?
• Pravilno. Ali sporočilo nima napak? Je primeren za vaše občinstvo?
• Koherentno. Ali obstaja logičen tok? Ali je sporočilo skladno?
• Dokončano. Ali so na voljo ustrezne informacije in ali obstaja poziv k dejanju?
• Vljuden. Kakšen je ton vašega sporočila?

Več o 7C-jih preberite tukaj: Učinkovita komunikacija: Kako ne biti narobe razumljeni

Povzetek

Načini za zagotovitev učinkovite komunikacije pri delu zahtevajo prakso in čas.

Teh 7 strategij imejte na vrhu, da izboljšate svoje komunikacije pri delu, tako da bodo vaša sporočila jasna in pregledna.

1. Dobro poznajte svojo publiko
2. Poskusite razumeti situacijo in razjasniti
3. Poslušajte na več ravneh
4. Preglejte, kako prejemate povratne informacije
5. Zagotovite objektivne in opazne povratne informacije
6. Nadaljnje ukrepanje, potrditev in ustvarjanje odgovornosti
7. Uporabite 7 C komunikacije

Še naprej rastejte in natančno prilagodite svoje znanje!

Na čem lahko v tem mesecu izboljšate svojo komunikacijo v službi?

Bodite natančni in se izzivajte tako, da nastavite a PAMETNI cilj za komunikacijo na delovnem mestu - specifičen, merljiv, dosegljiv, ustrezen, časovno omejen!

Več o komunikaciji na delovnem mestu

• Slogi upravljanja konfliktov za učinkovito komunikacijo na delovnem mestu
• Kako obvladati učinkovite komunikacijske spretnosti v službi in doma
• Kako delati z različnimi stili komunikacije v pisarni
• Kako izboljšati komunikacijske spretnosti za uspeh na delovnem mestu

Krediti za predstavljene fotografije: Brooke Cagle prek unsplash.com Oglaševanje

Referenca