Sestanek ena na ena je ključno in pogosto podcenjeno orodje upravljanja.

Ne samo, da je to iskren način, da se povežete z zaposlenimi in z njimi delite potrebne informacije, ampak je tudi odličen način, da slišite njihove povratne informacije.

Še pomembneje - srečanje na enem je priložnost za oblikovanje izkušenj in dojemanja vašega zaposlenega kot šefa. V mnogih primerih se to, kar si mislijo o vas in vašem načinu vodenja, odraža tudi v njihovem mnenju o celotnem podjetju ali organizaciji, ki jo zastopate.

Izvajanje učinkovitih sestankov ena na ena bi moralo biti za vas kot vodjo ali vodjo ekipe prednostna naloga. 11 nasvetov v tem članku vam bo pomagalo kar najbolje izkoristiti ta ključni čas.

1. Pojdite v pravo miselnost

Pravilna ena na ena seja se začne že pred sejo, ko pripravite zapiske in svoj odnos do njih.

Če v svojem napornem dnevu na srečanje enega na drugega gledate kot na nezaželeno motnjo, vas to ne bo pripeljalo daleč.

Namesto tega si vzemite nekaj trenutkov, da si zbistrite misli in se osredotočite na osebo, ki jo boste spoznali.

Začnite s pregledom svojih zapiskov s prejšnjega enega na enega s tem zaposlenim, si oglejte njihovo najnovejšo statistiko uspešnosti, označite morebitne pritožbe ali pohvale, ki ste jih prejeli o njih.

2. Naj bodo sestanki ena na ena običajna stvar

Pogostost individualnih pogovorov je v veliki meri odvisna od velikosti vašega podjetja in vašega načina vodenja. Nekateri viri pravijo, da bi morali biti taki sestanki tedenski, medtem ko drugi trdijo, da bi bil trikrat na voljo tedenski ali mesečni urnik.

Dobra ideja je, da določite naslednji ponavljajoči se sestanek na koncu vsakega trenutnega sestanka, da ga lahko obe strani načrtujeta vnaprej.

Pomislite na pogostost in dolžino, ki se vam ali vašim zaposlenim ne bi zdela preveč, a bi vseeno zadostovala, da bi vsi ostali v stiku in ohranili stalen stik.Oglaševanje

Novi zaposleni bi se morali pogosteje pogovarjati, vsaj enkrat na teden ali dva tedna.

Ponavljajoča se ena na ena seansa naredi izmenjavo povratnih informacij rutino in spodbuja kulturo poštenosti. Poleg tega redni osebni pogovori poskrbijo, da se zaposleni v podjetju počutijo razumljene, jim zaupajo in jih cenijo - s tem pa povečajo svojo notranjo motivacijo.

3. Določite časovno omejitev za sestanke

Za te pogovore načrtujte dovolj časa, vendar tudi ne bodite predolgi.Nihče se ne bo veselil sestankov, ki bodo izgubili fokus in se bodo vlekli za vedno.

Optimalna dolžina vsake seje je odvisna tudi od pogostosti teh sestankov - če se na primer sestajate vsak teden, bo morda dovolj 30-minutna seja. Če se srečate enkrat v štirinajstih dneh ali mesecu, bo morda 60 minut bolj učinkovito.

Uspešni menedžerji, kot je Andy Grove, soustanovitelj in nekdanji izvršni direktor Intela, so svetovali, naj delajo individualno, ki trajajo vsaj eno uro: '

Karkoli manj, se po mojih izkušnjah podrejeni omejuje na preproste stvari, s katerimi je mogoče hitro ravnati.

4. Naredite seznam tem za razpravo

Splošni načrt ali struktura za sestanek lahko pomagata spodbuditi pogovor - zlasti na prvih nekaj sestankih. Vendar se vam ni treba držati načrta ne glede na vse. Glejte ga raje kot referenco, ki vam lahko pomaga, če se pogovor zatakne ali se oddalji od teme.

Dnevni red sestankov je lahko koristen tudi, če je zaposleni vase vase in verjetno ne bo govoril sam.

Na primer, lahko pripravite tri do pet tem, o katerih vas najbolj zanima. Lahko pa imate seznam vprašanj pred seboj, vendar ne pozabite biti prožni - ni vam treba vprašati vseh, če pogovor teče naravno.

Nekaj ​​idej za vprašanja, ki bodo verjetno dala temeljite odgovore:

• V katerem delu dneva se počutite najbolj produktivni? Se vam zdi, da bi za izboljšanje počutja in produktivnosti potrebovali drugačen urnik dela?
• Kateri so vaši zadnji dosežki, zaradi katerih ste ponosni?
• Imate kakšne predloge, ki bi nam lahko pomagali k boljšemu skupinskemu delu?
• Je kdo v ekipi, s katero težko sodelujete? Bi lahko pojasnili, zakaj?
• Katere od vaših nalog vas zanimajo in navdihujejo? Ali lahko vsak dan naredite svoje naloge bolj privlačne?
• Katera so glavna ozka grla v vašem sedanjem projektu? Ali lahko na kakršen koli način pomagam pri premikanju?
• Katere stvari vas skrbijo v službi ali v pisarniškem okolju na splošno? Ste se kdaj počutili podcenjene tukaj?
• Se vam zdi, da se v službi dovolj učite? O katerih področjih bi radi izvedeli več?
• Kaj lahko storim za izboljšanje svojega načina vodenja ali za boljšo podporo?
• Na katerih projektih ali nalogah bi vas zanimalo naslednje?

Pro tip: Oglaševanje

Nekdanji izvršni direktor Googla Eric Schmidt je svoje zasebnike začel s primerjanjem svojih seznamov s seznami, ki so jih morali zaposleni pripraviti pred sestankom.^[1]Elementi na obeh seznamih so imeli prednost, ker so verjetno najbolj pereča vprašanja.

5. Naj bo priložnostno in spremenite nastavitev

Če se želite iskreno, sproščeno in iskreno pogovoriti s svojim zaposlenim, ne razmišljajte samo o svojih besedah ​​in govorici telesa, temveč tudi o vzdušju na sestanku.

Vaš cilj je biti profesionalen in produktiven, ne pa nujno neroden ali ustaljen.

Najprej poiščite sproščujoče mesto za zasebni pogovor. Prijetno pohištvo, tople barve, pisarniške rastline ali celo drugačen pogled skozi okno lahko vzbudijo nove ideje in predloge. Toda niti se vam ni treba držati sejne sobe - zakaj ne bi šli na sprehod ali na kavo v bližnjo kavarno?

Izvršni direktor programske opreme za sledenje produktivnosti DeskTime, Artis Rozentals verjame, da bi se moral sestanek ena na ena odvijati zunaj običajnih omejitev pisarne:

Najdem priložnost, da grem na daljše kosilo z enim od članov moje ekipe, da se v ležernem vzdušju pogovorim o vsem.

Dodaja, da neformalnost ne pomeni, da srečanje poteka brez priprave.

Pred sestankom pripravim aktualna vprašanja in podatke ter jih razkrijem ustreznemu zaposlenemu, tako da pridemo oba pripravljena in se plodno pogovorimo.

6. Osredotočite se na zaposlenega

Zaposlen naj bo glavni poudarek pogovorov ena na ena. Slavni ameriški poslovnež in avtor Ben Horowitz priporoča, naj se vodja pogovarja le 10% časa , preostanek pogovora pa prepusti članu ekipe.

Ne pozabite - kot oseba v položaju moči bi morali svoj ego postaviti na stran in čim bolje podpirati svojega zaposlenega.

Idealno bi bilo, da pogovor naravno teče okoli tega, kar je zanj ali zanj pomembno. Če se ne, postavite odprta vprašanja, ki bi jim lahko pomagala pri oblikovanju svojega stališča in izražanju povratnih informacij (glejte nasvet št. 4).Oglaševanje

7. Poslušajte, kot mislite resno

Vaša naloga ni samo, da pustite zaposlenemu govoriti. Prav tako je treba aktivno poslušati. To pomeni, da ne poslušate samo zato, da bi bili vljudni. Pravzaprav poskušate razumeti in si zapomniti vse, kar se deli.

Nekaj ​​tehnik aktivnega poslušanja:

• Ostanite odprti, samozavestni in poslušajte osebo, ne da bi pri tem enostransko sklepali.
• Pokažite zaposlenemu, da ste pozorni, in občasno povzemite, kaj pove.
• Še enkrat preverite, ali ste nekatere izjave dobro razumeli, da se izognete nesporazumom (na primer: »Ali sem dobro razumel, da želite, da se marketinška ekipa pridruži temu projektu, da se izogne ​​nadaljnjim zamudam?«).
• Bodite dovzetni za vse, kar slišite - tudi za kritike glede vašega podjetja ali lastne uspešnosti.

8. Delite ustrezne informacije

Omenili smo že, da bi moral delodajalec manj govoriti in več poslušati. Če pa imate kaj pomembnega za povedati in vpliva na tega zaposlenega osebno ali poklicno, je čas, da to povete na sestanku na enem.

Ali pripravljate nov projekt ali strategijo, ki bi jo zaposleni moral poznati? Ali preizkušate nekaj novih taktik upravljanja in bi radi, da so na krovu? Ali bodo nove spremembe vplivale zlasti na podjetje ali vašo ekipo?

Poskrbite, da bo vsak zaposleni vedno v krogu, da se v pisarni ne bodo širili trači in napačne informacije. Če jim novico sporočite osebno, se bodo tudi počutili bolj cenjene in cenjene.

9. Zapišite opombe

Najverjetneje ste odgovorni za več kot enega ali dva zaposlena, zato se ne smete zanašati na svoj spomin, da boste zabeležili vse pomembne točke, ki jih postavi vsak član ekipe.

Vendar med sestankom ni priporočljivo pisati zapiskov v računalnik. Zakaj?

Odprt prenosni računalnik lahko zlahka razlagamo kot motečega in ne preveč zainteresiranega za pogovor.

Torej boste morali si zapisujte na staromoden način - tako da jih zapišete v zvezek, dnevnik ali list papirja.

Če si zapisujete, lahko član vaše ekipe vidi, da ste aktivno udeleženi na sestanku in da bodo upoštevane določene točke. Z drugimi besedami - da to ni samo izguba njihovega časa.

10. Odhod z nalogo ali s seboj

Tako kot vse drugo, kar je povezano s posli, bi moralo biti na sestankih na enem namen in dejanski rezultat. Z drugimi besedami, poskrbite, da boste vi, vaš zaposleni ali, v idealnem primeru, oba, odšli z akcijo ali nalogo, ki jo je treba dokončati.Oglaševanje

Če želite to utrditi, pošljite hitro e-poštno sporočilo po srečanju na enem in ponovite glavne stvari, ki ste jih preučili. To bo zagotovilo, da boste oba na isti strani in se zavedate nadaljnjih korakov, ki jih mora narediti vsaka stran.

Povzetek e-pošte vam bo vzel nekaj minut več časa, vendar se bo nedvomno dolgoročno izkazal za koristnega.

11. Ne zanemarjajte osebno z oddaljenimi delavci

Danes čedalje več menedžerjev sodeluje z ekipo, ki je delno (ali v celoti) sestavljena iz oddaljenih delavcev. Če ste eden izmed njih, vedite to:

En-na-ena sestanki so še bolj kritični, ko gre za vašo oddaljeno ekipo.

Zakaj? Ker lahko vsak dan v pisarni začutite sentiment lastne ekipe. Hkrati morda ne veste, kako se počutijo vaši zunanji ali oddaljeni zaposleni.

Izvršni direktor zagona tiskanja na zahtevo Natisnjeno , Davis Siksnans, upravlja podjetje s 500 zaposlenimi na dveh celinah. Poleg četrtletnih sestankov za vse zaposlene zahteva, da imajo vodje redne individualne sestanke z vsakim članom njihove ekipe,^[2]poleg dvoletnih pregledov uspešnosti.

Poudarja:

To je odličen način, da pokažete, da vodje skrbi za uspešnost in dobro počutje zaposlenega. Pojavljajo se teme, ki jih sicer v običajni razpravi ne bi, na primer o vrsti glasbe, ki se predvaja v pisarni.

Santa Lice-Kruze, direktor kadrovske službe pri Printful Latvia, se strinja z Davisom in oglasi:

Pogovori morajo temeljiti na preglednosti in medsebojnem zaupanju. To je čas, da se vprašate, kako je z osebo, o njenem ravnovesju med poklicnim in zasebnim življenjem, zdravjem, dejavnostmi brez dela itd. Zagotovo se morate vprašati, ali in kako lahko s čim pomagate.

Glejte Oči v oči s svojimi zaposlenimi

Kot vodja morate biti dosledni pri vsem, kar počnete - in sestanki na enem niso nobena izjema. Ni nujno, da se odvijajo vsak dan ali celo vsak teden, vendar jim je treba biti predan vsakič.Oglaševanje

Ne pozabite - vaš glavni cilj je podpirati uspešnost vašega zaposlenega. Redni osebni klepet z vsemi osebami, ki vam poročajo, vam bo pomagal, da boste povečali zavzetost zaposlenih. In to bo verjetno privedlo do izboljšane kulture podjetja in večje produktivnosti celotnega podjetja.

Več nasvetov za vodstvo

• 5 vrst vodenja, ki vam pomagajo zgraditi visoko zmogljivo ekipo
• Obvladajte teh 10 vodstvenih veščin, da postanete močan vodja
• Vodenje vs upravljanje: je eno boljše od drugega?
• 15 najboljših knjig o vodstvu, ki jih mora vsak voditelj prebrati, da bi dosegel uspeh

Prispevek za fotografijo: rawpixel prek unsplash.com

Referenca